De 15 belangrijkste kantoorfuncties

De Kantoorfuncties die domineren Zij zijn de administratieve activiteiten die door het personeel van een bedrijf, organisatie of instelling zijn uitgevoerd, en die nodig zijn voor hun werking. Als efficiënt efficiënt wordt uitgevoerd, zullen de resultaten veel beter zijn dan als ze slecht worden gedaan.

Kantoorwerk heeft normaal gesproken een regelmatig schema van maandag tot vrijdag dat begint op 8 of 9.M. en duurt maximaal 4 of 5 p.M, hoewel dit varieert volgens landen of regio's.

Het meeste kantoorwerk vereisen basisvaardigheden zoals: mondelinge vloeistofcommunicatie, mogelijkheid om te schrijven, archiveren en enige ervaring met kantoorapparatuur zoals computers, fotokopieën, enz.

Afhankelijk van het niveau van de veronderstelde positie of verantwoordelijkheid, vereist het dat de persoon technisch, universitair of vierde niveau onderwijs bezit.

De hoofdkantoor functioneert die domineert

1- Planning

Dit is de eerste en belangrijkste van taken, omdat het bestaat uit het definiëren van hoe organisatiemethoden en structuren kunnen bijdragen aan het bedrijfsplan.

Er zijn technologische tools die hen helpen, dan kunnen deze methoden worden gespecificeerd in taken bij de teamleden, maar alleen goede planning kan ervoor zorgen dat alles eindigt.

Voor algemene planning is een duidelijke visie op bedrijven en een bepaald hiërarchisch niveau binnen het bedrijf vereist, maar elk teamlid moet hun werk plannen zodat ze de gevestigde doelen en deadlines kunnen halen.

2- Transcriptie- en/of rapportageverslag

Een taak die de tijd in beslag neemt van degenen die in een kantoor werken, is in elke ondersteuning van rapporten die hun functies ondersteunen of beschrijven die dienen om onder de rest van hun collega's de details (achtergrond, vooruitgang, resultaten, voor- en nadelen, enz.), Van een bepaald project.

Deze geschriften dienen ook als een verslag van de activiteit van de organisatie waartoe dat kantoor behoort, voor toekomstige inspecties of beoordelingen.

3- Woon vergaderingen bij

Het zijn vergaderingen tussen de leden van een werkteam waarin ideeën over de huidige projecten worden uitgewisseld, nieuwe voorstellen worden gepresenteerd, presentaties, rapporten of rapporten worden gedeeld.

Ze hebben meestal het doel om iedereen op te stellen die aanwezig is in de richting van een gemeenschappelijk doel, het toewijzen van rollen, taken en deadlines aan elk. Ze dienen ook om ongemakken op te lossen die zijn ontstaan ​​in de uitvoering van taken.

Kan u van dienst zijn: zinnen van woensdag

Ze hebben meestal een zeer gedefinieerde frequentie, duur en dynamiek. Ook wat erin wordt gesprekken, wordt meestal binnen enkele minuten of minuten geregistreerd voor uw archief.

Sommige organisaties houden dagelijkse vergaderingen, nog enkele dagen per week, om de twee weken en andere maandelijks. De frequentie van vergaderingen is afhankelijk van elk bedrijf en hun behoeften.

4- Programma-vergaderingen

Het gaat over het coördineren van de agenda van alle mensen die in een vergadering moeten zijn, zodat ze erin slagen samen te vallen op een specifieke plaats en tijd.

Het is een taak die overweldigend kan zijn, dus vertrouwen op technologie kan een goed idee zijn. Er zijn applicaties, zoals SchemaOnce, waarmee u vergaderingen automatisch kunt programmeren, zodat gasten de beschikbare datums kunnen zien en een schema kunnen kiezen dat voor hen handig is.

5- Controleer zakelijke e-mail

Het is een taak die lang kan duren. Een Adobe-rapport gepubliceerd in 2016, dat het gevolg was van een zelfbeheerd onderzoek naar meer dan duizend werknemers, onthult dat we gemiddeld 20 passeren.5 uur per week, controleer onze werk -e -mail.

Classificeren, lezen en beantwoorden e -mails, is een veel voorkomende vorm van communicatie en maakt het uit te wisselen van bestanden en indrukken met betrekking tot een organisatorisch project of -proces.

Hoewel bedrijven constant op zoek zijn naar efficiëntere formulieren voor postbeheer, zijn er ook applicaties zoals Gmail's Smart Labels.

Een andere manier om deze taak te versnellen, is door typemailsjablonen op te nemen, of teksten die kunnen worden verzonden met minimale wijzigingen naar verschillende ontvangers en op verschillende kansen.

6- Financieel management

Deze taak moet worden gegarandeerd dat geld zijn levenscyclus vervult bij de aankoop en verkoop van producten en diensten; dat alle facturen worden verzonden, geregistreerd, betaald en verzonden. Natuurlijk zijn er kantoren waarin ze hier alleen aan zijn toegewijd.

Deze activiteit omvat ook het bijhouden van financiële rekeningen en juridische documenten die op een zodanige manier worden bijgewerkt dat er geen ongemakken zijn met het wettelijke kader dat de organisatie in kwestie betreft.

Het kan je van dienst zijn: Ghost Gut: kenmerken, teelt en gebruik

7- Logistiek

Deze functie garandeert dat alle goederen met betrekking tot het werk van het bedrijf worden getransporteerd van en naar de magazijnen en klanten. Het omvat ook het maken van de link met leveranciers om grondstoffen te verkrijgen voor de productie van nieuwe producten.

Het doel van deze functie is om ervoor te zorgen dat het bedrijf alles wat nodig is om de productie van het goed of de service te behouden die marketing is, in het bezit heeft.

8- Roep aandacht

In een kantoor is het ook noodzakelijk om de telefoon te beantwoorden, omdat het een communicatiemiddel is met klanten, leveranciers en onder de medewerkers zelf. 

Hoewel het een eenvoudige taak lijkt, vereist het een bepaald protocol, omdat het de stem kan zijn die iemand buiten het bedrijf associeert met het beeld hiervan. Daarom is het belangrijk dat hoffelijkheidsregels worden gerespecteerd, een institutionele toon wordt gehandhaafd, het volume van de stem en het gebruikte woordenschat worden gemodereerd.

Een ander belangrijk feit, dat soms over het hoofd wordt gezien bij het uitvoeren van deze functie, is om zoveel mogelijk gegevens aan de andere kant van de telefoon op te schrijven; Hiermee wordt de contactdatabase van het bedrijf voedt en u in staat om het probleem dat tijdens het telefoongesprek is besproken te controleren.

9- Archieforganisatie

De meeste taken die in een kantoor worden uitgevoerd, genereren een document: facturen, notities, minuten, minuten, verkooprapporten, enz.

In digitaal of papier is het een hoeveelheid informatie waarvoor iemand het moet catalogiseren, in te dienen en te beschermen volgens zijn belangrijkheidsniveau voor het bedrijf.

Precies dit laatste punt, dat van de informatiebescherming, is een probleem dat voor veel organisaties hoofdpijn is geworden, zodat tools, protocollen en procedures die beveiliging zoeken in het archief en de overdracht van de transmissie meer en meer gevoelige gegevens optreden in een organisatie.

In sommige gevallen externe harde schijf.

Kan u van dienst zijn: melancholische zinnen

10- Bedrijfspostverdeling

Een taak die, ondanks het niet nodig heeft van een zeer hoge academische training, een goede organisatie, verantwoordelijkheid en gevoel van urgentie vereist, is de verdeling van correspondentie binnen het kantoor.

Een schets van een ontwerp, de creditcard die door de bank is verzonden, de facturen van een leverancier of de antwoordbrief van een overheidsinstantie, zijn enkele van de documenten die elke werknemer kan wachten en waar vele andere processen van kunnen afhangen van het bedrijf.

11- Klantenservice

Deze functie bestaat uit het fysiek bijwonen van klanten met twijfels of klachten over de producten of diensten die door het bedrijf worden aangeboden.

12- Afdrukken en kopiëren van documenten

Het bestaat uit het afdrukken van de documenten die fysiek moeten worden opgeslagen of waarvan kopieën moeten worden gedupliceerd of geleverd aan de werknemers van het bedrijf.

13- Interviews met kandidaten

Dit is een van de taken van het personeelsselectieproces. Ze kunnen individueel of in een groep worden ingenomen, dat wil zeggen gericht op een enkele kandidaat of meerdere.

14-aankoop van benodigdheden en kantoormateriaal

Kantoormaterialen zijn essentieel voor hun efficiëntie. Stuursartikelen, printerinkt, verpakking of papier moet altijd beschikbaar zijn, dus er moet iemand zijn die verantwoordelijk is voor hun management.

15- Administratieve functies

Administratieve inspanningen zijn essentieel voor een bedrijf om stabiliteit te behouden en kunnen succes behalen in zijn bedrijven. Op de hoogte zijn van juridische kwesties, zijn papierwerk en andere bureaucratische plots enkele van deze functies.

Referenties

1. Audra Bianca (S/F). Tips voor kantoororganisatie en planning. Hersteld van: smallbusiness.Chron.com.
2. Biz Trend (2015). 7 kantoortaken die kunnen en moeten automatiseren. Hersteld van: is.SBA.Gov.
3. Dewei Caitlin (2016). Hoeveel uur van je leven heb je verspild aan werk -e -mail? Probeer onze deprimerende rekenmachine. Hersteld van: WashingtonPost.com.
4. Laurie Reeves. Lijst met banen die op een kantoor werken. Hersteld van: werk.Chron.com.
5. Wat doet een kantoorassistent. Hersteld van leren.borg.
6. Wat doen mensen precies in Office Jobs. Hersteld van: Reddit.com.