Aankoopaanvraag

De vorm van aankoopaanvraag Het is het document dat wordt gegenereerd door een gebruikersafdeling of door het magazijnpersoneel om de inkoopafdeling op de hoogte te stellen van de items die nodig zijn om te vragen, het bedrag en het levertijd. De aankoop in een bedrijf begint met het verzamelen van vereisten.

Nadat ze hebben samengesteld, moet de inkoopafdeling worden geïnformeerd. De aankoopaanvraag is het document dat de lijst van deze vereisten bevat. Om wat fraude te voorkomen, mogen de managers van de afdelingen meestal geen bestellingen rechtstreeks aan de leveranciers plaatsen of namens het bedrijf kopen.

In plaats daarvan, die daadwerkelijk bestellingen aan externe leveranciers plaatst, is een andere afdeling genaamd inkoopafdeling. De managers van de verschillende afdelingen gebruiken de aankoopaanvraagformulieren om deze afdeling te informeren welke materialen nodig zijn om te verwerven.

De aankoopaanvragen en inkooporders zijn belangrijke documenten bij het verwerven van de artikelen die het bedrijf nodig heeft voor zijn werking, het standaardiseren van het intern en extern.

[TOC]

Jongens

De belangrijkste punten op de aankoopaanvraag zijn de volgende:

• Het is een verzoek dat wordt gedaan aan de inkoopafdeling om een ​​bepaalde lijst met materialen te verwerven.
• Heeft de goedkeuring van de inkooporganisatie nodig.
• Het is een intern document; dat wil zeggen, het blijft binnen de organisatie.

Een aankoopaanvraag kan worden gemaakt voor de volgende soorten levering:

Standaard

Om leveranciers leveranciers en materialen te verkrijgen, zowel voor productieve processen als verbruiksartikelen en andere activa.

Uitbesteding

Om grondstof te bieden aan een leverancier en vervolgens een eindproduct te verkrijgen.

Kan u van dienst zijn: interne en externe public relations van een bedrijf

Zending

Het verkrijgen van materiaal dat wordt opgeslagen in de faciliteiten van het bedrijf en de leverancier daarvoor betaalt.

TransfInventaris -endex

Om materialen te verkrijgen van een andere afdeling of gebied die zich binnen dezelfde organisatie bevindt.

Externe service

Om de diensten van een externe leverancier te verkrijgen, zoals het uitvoeren van onderhoudswerkzaamheden van planten.

Zoals uitgewerkt?

De basiscomponenten waaruit een aankoopaanvraag bestaat, zijn:

- Aanvraagnummer, waardoor het document kan worden geïdentificeerd. Het moet vooraf worden ingesteld.

- Aanvragerafdeling.

- Datum van de gevraagde aanvraag- en leverdatum.

- Naam van de persoon die de aanvraag en ondertekening voorbereidt van de persoon die de bijbehorende autorisatie uitvoert.

- De gevraagde artikelen moeten gedetailleerd worden beschreven om onnauwkeurige gegevens te voorkomen. Het bedrag moet precies zijn; Het is erg belangrijk om de vereiste eenheid te plaatsen (kilo's, liters, eenheden, enz.)).

- Handtekening van de manager van de inkoopafdeling die de aankoop goedkeurt of niet.

- Als er al leveranciers zijn gevraagd, moeten ze aan de vereiste worden bevestigd.

Aankoopaanvraagproces

Het aankoopaanvraagproces wordt door organisaties gebruikt om de bevoorradingsopdrachten uit te voeren en te controleren. Deze kunnen van alles zijn: van grondstof tot kantoormeubilair en meer.

Wanneer een afdelingsmanager van mening is dat het materiaal is uitgeput, vul dan het formulier voor het aanvragen van de aankoop in, inclusief de bovengenoemde velden.

Een aankoopaanvraag is het formulier dat een bedrijfsafdeling naar de inkoopafdeling stuurt, met een lijst van de items die u wilt worden aangevraagd bij een externe leverancier.

Kan u van dienst zijn: Cash Archeo

Met dit proces kunnen gebruikers een bestelling geven, de goedkeuring van de supervisor ontvangen en, nog belangrijker, externe leveranciers in staat stellen prijsbijdragen te presenteren.

Wanneer de inkoopmanager de aankoopaanvraag in dit proces ontvangt, kan hij alle informatie bekijken die door de oorspronkelijke gebruiker is verzonden. De manager selecteert eenvoudig of de aanvraag is goedgekeurd of niet.

Als het niet is goedgekeurd, is er een foto om de reden voor de beslissing te kunnen plaatsen en de aanvraagafdeling zal worden geïnformeerd over deze beslissing. Als de manager echter goedkeuring geeft, is de volgende stap om bijdragen aan leveranciers te vragen.

Belang

Het aankoopproces begint

Van tijd tot tijd hebben de afdelingen van een bedrijf materialen nodig; De aankoopaanvraag begint het aankoopproces. De inkoopafdeling zal handelen volgens de stevigheid van het document.

Als er een probleem is, helpt het document een afdeling om voorraden te vragen met een bepaalde communicatie.

Het is een bedieningstool

Wanneer er geen geschikte controles zijn, kan personeel worden betrokken bij fraude, omdat ze materiaal kunnen aanvragen voor persoonlijk gebruik.

Met een aankoopaanvraag zijn er vastgestelde maatregelen om ervoor te zorgen dat er geen fraude wordt toegepast. De aanvraag moet door verschillende handen gaan om uw precisie en behoefte te garanderen.

Bescherm het bedrijf

Met de geïmplementeerde aanvragen worden de mogelijkheden van fraude vermeden. De activa van het bedrijf zijn ook beschermd.

Centralisatie van het aankoopproces

Wanneer een organisatie vereist dat alle aanvragen centraal worden uitgevoerd via de inkoopafdeling, is het gemakkelijk om het hele proces te beheren.

Kopers profiteren ook, omdat ze nu aankopen kunnen groeperen en profiteren van de koopkracht van de organisatie om over betere voorwaarden te onderhandelen.

Kan u van dienst zijn: indirecte productiekosten: classificatie, voorbeelden

Voorbeelden

voorbeeld 1

Nee. van aanvraag: 00455

Datum: 15 mei 2018

Naam van het recht: Annaliese Corvo

Positie: Training Supervisor

Afdeling: personeelstraining

Reden van de vereiste: de volgende artikelen moeten worden gebruikt in de trainingscursus "Kwaliteitsborging", die zal worden uitgegeven tijdens de week van 16 juli 2018.

- 01 Marker Case voor Rotafolio.

- 12 potloden.

- 01 rotafolio met 20 witte bladeren: 1 meter breed x 1,5 meter lang.

- 12 eenvoudige lijnnotitieboekjes normaal formaat.

- 06 Gekleurde markeringen voor leisteen.

- 12 rubber om te wissen.

- 12 blauwe inktpennen.

2 bijdragen ontvangen van briefpapier leveranciers zijn bijgevoegd.

Geautoriseerd door: Alberto Moreno

Positie: Human Resources Manager

Human Resources Management

Voorbeeld 2

De Tely Confection Production Department, s.NAAR. U moet verschillende materialen aanvragen en het formulier Aankoopaanvraag invullen. Dit formulier meldt de inkoopafdeling dat deze benodigdheden nodig zijn.

De inkoopafdeling kan de ontvangen aanvragen goedkeuren of weigeren. Indien goedgekeurd, wordt een inkooporder gemaakt.

De inkooporder wordt naar de leverancier gestuurd om de producten te kopen. De leverancier produceert en levert de producten met een factuur.

De ontvangstafdeling ontvangt de producten en levert het ontvangstrapport aan de boekhoudafdeling.

Als aan alle documenten is voldaan, geeft het boekhoudgebied de kassier van de factuur uit, wat aangeeft dat betaling aan de leverancier kan worden gedaan.