10 functies van een administratief assistent

De Functies van een administratief assistent Het zijn hulp- en begeleidingstaken voor de normale activiteiten die door een bedrijf zijn ontwikkeld. Daarom zijn ze fundamenteel voor effectief functioneren van hetzelfde.

Deze activiteiten zijn meestal variabel volgens het bedrijfsgebied van het bedrijf waar ze werken. In gespecialiseerde kantoren zoals rechtenstudies hebben aanwezigen bijvoorbeeld meestal een specifieke training voor de prestaties van bepaalde activiteiten.

Er zijn echter functies die gemeenschappelijk zijn voor alle gebieden die meestal draaien rond de verdeling en het beheer van informatie binnen het kantoor. Dit omvat documentbeheer, bestanden en evenementenorganisatie.

Maar deze activiteiten kunnen veel breder worden. Bij sommige gelegenheden moeten administratieve aanwezigen ook omgaan met het verwerken van boekhoudkundige informatie en zelfs de werking van de technologische middelen van het bedrijf garanderen.

Hoofdfuncties van een administratieve assistent

1- Documentbeheer

Een van de belangrijkste functies van een administratieve assistent is om kantoorleden te helpen met document- en bestandsbeheer.

Meestal is deze taak gerelateerd aan opslag, organisatie en administratie van bestanden. Bij bepaalde gelegenheden kan het echter ook nodig zijn om documenten te schrijven, bewerken en bewerken en beoordelen.

In sommige bedrijven worden ze zelfs gevraagd om kaarten of notities uit te doen en de notulen vast te leggen van de vergaderingen die plaatsvinden.

In sommige gevallen, bijvoorbeeld als het gaat om een ​​wet van advocaten, is gespecialiseerde training vereist om deze functies te vervullen: de administratieve assistent moet de terminologie en juridische procedures begrijpen.

Aan de andere kant hebben administratieve assistenten die op het gebied van geneeskunde werken verschillende kennis nodig. Ze moeten de nodige training hebben voor behandeling met patiënten en het lezen van medische rapporten.

2- Evenementplanning

Planning van kantoorevenementen is meestal ook de verantwoordelijkheid van administratieve aanwezigen. De grootte van deze verantwoordelijkheid kan variabel zijn volgens de grootte van het bedrijf.

Een evenement kan gewoon een bestuur of een zakelijke lunch zijn, maar het kan ook een groter congres of zakelijke partij zijn. In beide gevallen moet de assistent alle criteria beheren met betrekking tot het evenement.

Dit omvat contact opnemen met leveranciers, het maken van reserveringen, het kiezen van menu's en decoratie. Maar het omvat ook contact opnemen met, uitnodigen en bevestigen van de aanwezigen, sprekers en sprekers voor het geval dit nodig is.

3- face-to-face zorg voor gebruikers en bezoekers

De aandacht van gebruikers is meestal een van de meest voorkomende taken voor administratieve aanwezigen. Het publiek waarop de aandacht altijd is gericht op de grootte van het bedrijf en de zakelijke oriëntatie.

In het geval van kleine bedrijven die rechtstreeks bij het publiek dienen, is het mogelijk dat de administratieve assistent klanten moet ontvangen. Wanneer dit gebeurt, is hun werk gericht op het begeleiden en bijwonen van hen tijdens hun doorgang door de faciliteiten van het bedrijf.

In grotere bedrijven moet de administratieve assistent andere bezoekers bijwonen als partners of grote leveranciers.

In dit geval zal uw missie zijn om hen te begeleiden in overeenstemming met uw agenda en vergaderingen met management of andere gebieden van het bedrijf.

4- Telefoon en virtuele aandacht

De categorie gebruikersservice omvat telefoon- en virtuele zorg. In het geval van telefoonzorg is de oriëntatie van klanten en partners opgenomen, evenals de organisatie en administratie van agenda's.

Bij het verwijzen naar virtuele zorg, zijn de taken afhankelijk van de door het bedrijf geregistreerde kanalen voor openbare dienstverlening of informatiebeheer.

In sommige gevallen gaat het om het beheren van e -mail, het reageren, doorsturen of archiveren van berichten indien nodig.

In andere gevallen, wanneer virtuele communicatiekanalen diverser zijn, kunnen andere taken worden opgenomen, zoals aandacht voor het publiek door chatsystemen of zelfs reagerende zorgen via de sociale netwerken van het bedrijf.

In grote bedrijven is het gebruikelijk dat er personeel is gericht op de aandacht van deze communicatiekanalen. Wanneer bedrijven klein zijn, blijft deze taak meestal in handen van administratieve aanwezigen.

5- Agendasadministratie

Agendasbeheer is meestal een van de belangrijkste taken van administratieve aanwezigen. Deze verantwoordelijkheid omvat het ontvangen van afspraken en vergaderaanvragen via telefoon, gezicht -tot -face of online, en ze organiseren op de agenda volgens de gedefinieerde criteria.

Het omvat ook de programmering van vergaderingen binnen en buiten het bedrijf, werklunches en zakenreizen.

In deze laatste gevallen is de reserve van de assistent, hotels, restaurants of vergaderzalen ook de verantwoordelijkheid van de assistent indien nodig als dat nodig is.

6- Accounting

Bij sommige gelegenheden zijn administratieve aanwezigen verantwoordelijk voor het monitoren en registreren van kosten die zich binnen het bedrijf voordoen. Deze taken kunnen eenvoudig zijn, zoals de registratie van bepaalde uitgaven op een spreadsheet.

In sommige gevallen wordt de assistent gevraagd om een ​​training te volgen voor de ontwikkeling van complexere taken. Uw verantwoordelijkheden kunnen bijvoorbeeld de presentatie van boekhoudkundige rapporten aan het management omvatten.

Meestal hangt dit af van de grootte van het bedrijf. Een groot bedrijf heeft meestal meer gespecialiseerde rollen; Hierin wordt de boekhoudkundige informatie beheerd door een persoon die voor dat doel is ingehuurd.

Een van de fundamentele vaardigheden voor elke administratieve assistent is echter Office Accounting Software, zoals Microsoft Excel.

7- Technologisch management

Technological Resource Management maakt ook deel uit van de functies van administratieve aanwezigen. In die zin is het de verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat alle benodigde hulpmiddelen voor de werking van het bedrijf goed werken.

Dit omvat de back -up van informatie in computerapparatuur en antivirus -update, onder andere taken.

Aan de andere kant is het beheer van apparatuur zoals projectoren en laptops inbegrepen. Het impliceert ook de beoordeling en onderhoud van de benodigde apparatuur voor de normale ontwikkeling van de activiteiten die onder hun verantwoordelijkheid staan.

Dit betekent niet dat de administratieve assistent technische kennis moet hebben. Uw werk bestaat specifiek bij het inhuren van technisch personeel dat periodiek het onderhoud van de apparatuur uitvoert om tegenslagen te voorkomen.

8- Correspondentie- en pakketverzameling

De receptie en levering van correspondentie en pakket is de functie van de administratieve assistent. Dit zal op de hoogte zijn van de verzending die de betalingen volgt indien nodig. Op zijn beurt moet u de correspondentie beheren en aan de overeenkomstige afdelingen leveren.

9- Personeelsgegevensbeheer

De administratieve assistent moet de persoonlijke gegevens van het bedrijf of de instelling werknemers hebben gecontroleerd. Dit zal dienen om de zaak noodzakelijk te maken, de hulp kan de informatie snel verstrekken. Om dit te doen, zal hij zorgen voor het verkrijgen van de identificatie- of rentegegevens van elke werknemer.

10- Informatietranscriptie

In vergaderingen is het mogelijk dat de aanwezigheid van de administratieve assistent verplicht is om kennis te nemen van het bovenstaande en deze vervolgens naar schriftelijk formaat te transcriberen. Hetzelfde zal gebeuren als sommige gesprekken worden genomen door audio en moeten worden getranscribeerd.

Vaardigheden van een administratieve assistent

Onder de vaardigheden en mogelijkheden van een administratieve assistent kunnen worden genoemd:

- Kantoorkennis (database, spreadsheets, tekstverwerkers, zelf -editie programma's ...).

- Communicatie vaardigheden.

- Om georganiseerd te worden.

- Mogelijkheid om tijd en middelen te beheren.

- Goed geheugen. 

- Vaardigheid met computerprogramma's. 

- Vaardigheid om te typen.

- Synthesecapaciteit.

- Capaciteit voor teamwerk.

- Goed schrijven, spelling en begrijpend lezen.

- Efficiëntie en productiviteit.