Correspondentie -eenheid functies, structuur, belang

De correspondentie -eenheid Het is een werkstation dat interne en externe communicatie en documenten ontvangt, classificeert, registreert en distribueert voor alle leden van een organisatie tussen verschillende divisies. Het doel is om ervoor te zorgen dat ze effectief, snel en in de beste omstandigheden aan hun ontvanger worden afgeleverd.

Particuliere en openbare bedrijven of bedrijven implementeren dit documentbeheerprogramma om correspondentiecontroleprocessen te versnellen. Het is een proces dat is geïntegreerd in organisatorische dynamiek en het mogelijk maakt om de doelstellingen van het bedrijf te bereiken.

De correspondentie -eenheid let op de effectieve en snelle levering van informatie binnen een bedrijf. Bron: Pixabay.com

Van de oude archieven tot het digitale tijdperk, de methode van de organisatie van deze afdeling heeft het doel om gemakkelijke toegang tot de documentaire -informatie over interesse toe te staan ​​en de besturingsgegevens, de bestanden, de handleidingen van de procedures en de gehele historische van het bedrijf in te beschermen in Fysiek en/of digitaal formaat.

Er zijn momenteel software ontwikkeld om het documentbeheer te versnellen, dat de milieuomgeving positief heeft beïnvloed, omdat het fysieke bestand de neiging heeft te verdwijnen en het papierverbruik wordt vermeden.

Evenzo wordt de levering of ontvangst van correspondentie dynamischer gemaakt en versneld door het intranet en het extranet.

[TOC]

Functie

De correspondentie -eenheid heeft specifieke functies die zijn gericht op het documenteren, organiseren en verspreiden.

Onder de specifieke functies van de correspondentie -eenheid zijn de volgende:

- Beheer de invoer en uitgang van documenten.

Kan u van dienst zijn: de 10 meest populaire Jalisco -legendes

- Verdeel communicatie naar de bijbehorende gebieden.

- Verwerk de correspondentie en communicatie die intern en extern worden gegenereerd.

- Digitaliseer documenten.

- Bestel, classificeer en beschrijf de documenten van het documentaire Fonds van het bedrijf.

- Productie van documentaire behouden en beheersen.

- Wijs opeenvolgende getallen toe aan de correspondentie die wordt geproduceerd of ontvangen (straling).

- Selecteer de documenten en communicatie die moeten worden bewaard en overbrengen naar het centrale archief.

Structuur

De correspondentie -eenheid is georganiseerd volgens de grootte en kenmerken van het bedrijf of de instelling. Het hangt meestal af van een hoofdkantoor dat zich in twee subeenheden verdeelt: één input en één uit exit.

Elke subeenheid heeft specifieke functies georiënteerd op de toediening en controle van alles wat te maken heeft met zowel interne als externe correspondentie. Dit type eenheden van structurering als volgt:

Leiderschap

Definieer de voorschriften en het beleid dat de productie van documenten, de distributiemethoden, de verzending en ontvangst van de correspondentie en de opdrachten van de afdeling rationaliseert, normaliseert en reguleert. Dat wil zeggen, op een gecoördineerde manier genereren ze het proces van document- en archiefbeheer en de effectieve systematisering ervan.

Correspondentie -subeenheid

Het is verantwoordelijk voor de implementatie van de distributie- en controlemethoden in het documentbeheergebied op basis van het beleid en de voorschriften die door de onderneming zijn vastgesteld. Dit is verdeeld in:

Invoercorrespondentie

Dit zijn de documenten die aankomen en gericht zijn op de verschillende afdelingen van de instelling. In dit gebied worden de documenten ontvangen. Voordat de naleving van de receptie wordt verzegeld, moet worden geverifieerd dat:

- Zijn inderdaad voor de instelling of het bedrijf.

- De zaak is inherent aan de instelling of het bedrijf.

- Zijn naar behoren verzegeld en ondertekend.

Kan u van dienst zijn: Pictografisch schrijven: oorsprong, kenmerken en voorbeelden

- De bijlagen zijn, als ze bestaan, voltooid. Als dat niet het geval is, moet de claim onmiddellijk worden ingediend bij de emitter van schriftelijke of verbale vorm.

- De afdichting van de subeenheid met datum en tijd van de receptie is geplaatst.

Controle en levering

Vervolgens worden de documenten geclassificeerd door het symbool te plaatsen dat overeenkomt met de afdeling waar het moet worden verzonden. Registratie wordt gemaakt in overeenstemming met de hoofdcontrolegegevens, als een receptiedatum, afdeling waarnaar het is bedoeld, registratiecontrolenummer en de oorspronkelijke afzendergegevens.

Na deze fase van documentatie en classificatie wordt de verdeling vervolgd, die bestaat uit het maken van elke afdeling of afhankelijkheid van de correspondentie. Deze afdeling zal de erkenning van ontvangen en compliant maken.

In het geval wordt vastgesteld dat een document niet op de instelling is gericht of niet binnen zijn concurrentie valt.

Exit correspondentie

Dit gebied is verantwoordelijk voor het ontvangen van correspondentie en documenten van elk van de afdelingen van de onderneming of instelling en het organiseren van deze op basis van hun bestemming. Hij zal het kantoor maken op de relevante wegen zodra ze het volgende valideren:

- Documenten moeten in institutioneel papier worden geschreven.

- De documenten moeten worden ondertekend (zowel het origineel als de kopie).

- Bijlagen moeten worden bevestigd.

- De ontvanger- en adresgegevens moeten correct zijn.

- Het record voor besturing en exit moet verschijnen met datum en code.

Nadat u de gegevens en kenmerken die zijn vastgesteld voor verzending hebben beoordeeld en goedgekeurd, gaat u verder met het verlenen van ontvangstbewijs.

Dit gebied neemt de verantwoordelijkheid van verzending en levering aan de bestemmingen op na het classificeren van ze volgens de weg (per post, persoonlijk of direct, via een uitwisseling, onder andere).

Het kan je van dienst zijn: Atacames Culture

De enveloppen zullen worden geëtiketteerd en de documenten die ze bevatten in de levering of facturen controles volgens de route waarmee ze verzending worden geïdentificeerd. U moet een kopie van de verzegelde en ondertekende documenten retourneren als bevestiging van ontvangst.

Ten slotte worden ze gearchiveerd in alfabetische, numerieke, thematische of chronologische volgorde om de outputregistratie uit te voeren en controle te stellen.

Belang

De correspondentie -eenheid is een gevoelig en hoog vertrouwelijk gebied. Het hangt af van die relaties en communicatie binnen en buiten de instelling worden effectief en tijdig uitgevoerd.

Het belang van de correspondentie -eenheid berust op het feit dat dit degene is die het behoud, de voogdij en het behoud van de documenten moet garanderen die het geheugen van de instelling of het bedrijf vormen.

Het hoofddoel is om toegang te bieden tot de schriftelijke informatie die binnen de entiteit wordt afgehandeld.

Referenties

1. "Correspondentie -eenheid" aan de Universiteit van Santiago de Cali. Ontvangen op 8 juli 2019 van de Universiteit van Santiago de Cali: USC.Edu.co
2. Gutiérrez, E. "4 stappen om de bestanden correct van uw bedrijf te vormen en te organiseren" In zijn geen papieren. Opgehaald op 8 juli 2019 zijn het geen papieren: Usonpapeles.com
3. Escobar, c. "Documentorganisatie" in activiteiten. Ontvangen op 8 juli 2019 van activiteiten: Blogspot.com
4. "Interne bestands- en correspondentievoorordening" in de nationale brandweerlieden van Colombia. Ontvangen op 8 juli 2019, National Fire Department of Colombia: Firefighters.Minerieur.Gov.co
5. “De correspondentie- en archiefeenheden in de federale publieke sector“ Technological and Higher Studies Institute of Monterrey. Ontvangen op 9 juli 2019 van het Technological and Higher Studies Institute of Monterrey: ITESM.mx