Wat is de levenscyclus van documenten?

Hij Vitale cyclus van documenten Het bestaat uit een opeenvolging van fasen waardoor een bestand door zijn gebruiksleven reist. Deze fasen variëren van het maken van een document, door al zijn gebruik en aanpassingen, totdat het is vernietigd of permanent wordt ingediend.

Het concept van de levenscyclus van documenten is gemaakt in de Verenigde Staten na de Tweede Wereldoorlog. Dit gehoorzaamde de noodzaak om een ​​geschikte manier te vinden om veel bestanden te beheren die hadden verzameld.

Afbeeldingsbron: Wikimedia.borg.

Elke discipline gaat anders in op de levenscyclus van de documenten, rekening houdend met zijn aanpak en de aard van het dossier. De levenscyclus van een juridisch document kan bijvoorbeeld verschillende fasen hebben voor degenen die een academisch document hebben.

In elk geval, de overwegingen van de tijd dat een document moet worden bewaard, hoe kan worden opgeslagen of wat het juiste gebruik ervan zou moeten zijn. Evenzo zijn er ook verschillende benaderingen op de fasen van zijn levenscyclus.

Er kunnen bijvoorbeeld documenten zijn zonder enige waarde voor een bedrijf of voor een overheidsentiteit vanwege de oudheid. Deze zelfde bestanden kunnen echter een hoge historische waarde hebben voor een museum.

Een ander fundamenteel verschil is wat bestaat tussen analoge en digitale documenten. Hoewel het belang ligt in de inhoud van de documenten, impliceert het bestaan ​​van de digitale archieven bijzonderheden in hun manipulatie en in de fasen van hun levenscyclus.

De drie leeftijden van de documenten

Afbeelding: Slideplayer

In 1972 stelden de historicus Carlos Wyffels de theorie van de drie leeftijden voor. Volgens dit zijn documenten objecten die een essentieel proces hebben waarover hun gebruik wordt getransformeerd.

Kan je van dienst zijn: de 10 tradities en gewoonten van Zacatecas het populairst

Over het algemeen hebben de documenten intensief gebruik onmiddellijk na hun creatie en voor een bepaalde tijd. Na verloop van tijd wordt dit gebruik echter verminderd tot de tijd dat het volledig stopt, hetzij omdat ze worden gearchiveerd of vernietigd.

Volgens Wyffels is deze cyclus waarmee alle documenten doorlopen, verdeeld in drie leeftijden: administratieve of actieve leeftijd, tussenliggende of semi -actieve leeftijd en inactief of historisch.

Het administratieve of actieve leeftijd (managementbestand)

Verwijst naar de actieve periode van een document. Het begint op het moment van zijn creatie en gaat door verschillende fasen waarin het wordt geraadpleegd, overgedragen en vaak gedeeld.

Het administratieve tijdperk van een ticket voor openbare diensten begint bijvoorbeeld wanneer het wordt gegenereerd. Vervolgens gaat het voor een beperkte tijd in beweging: terwijl een postman levering of verzonden per e -mail, wanneer consult en wanneer betaald.

De tussenliggende of semi -actieve leeftijd (centraal archief)

Het is die periode waarin het document het nut heeft verloren waarvoor het is gemaakt. Daarom heeft het geen gebruik zo actief als in het administratieve tijdperk. Het wordt echter bewaard gebleven en kan op een zeldzame manier worden geraadpleegd.

De tussentijdse leeftijd van een serviceticket begint bijvoorbeeld wanneer het na het betalen het in een map wordt ingediend. Het is zeer waarschijnlijk dat hij nooit meer zal worden geraadpleegd, maar hij blijft ingediend voor het geval er zich zorgen voordoet.

De semi -actieve levensdocumenten kan variabel zijn volgens het type document en volgens de context. Een juridisch document kan bijvoorbeeld een actief leven uitgebreider hebben dan een openbare ticket.

Het kan je van dienst zijn: mannelijk: oorsprong, kenmerken, verschillen met feminisme

Inactieve leeftijd of historische leeftijd (historisch archief)

Verwijst naar de laatste periode van de bestanden. Niet alle bestanden hebben echter dezelfde bestemming. Afhankelijk van hun aard kunnen ze worden omgezet in historisch of vernietigd.

Historische archieven zijn die met een culturele of onderzoekswaarde. Daarom zijn ze in deze fase aangenomen bewaarmethoden die ze op de meest volledige manier mogelijk houden.

Fasen van de vitale cyclus van documenten

De drie leeftijden theorie stelt in het algemeen de fundamentele fasen vast die alle documenten doorlopen. Er zijn echter ook andere meer specifieke fasen die het nut en manipulatie van documenten bepalen.

De fasen waardoor een document doorheen gaat, zijn afhankelijk van de waarde, het gebruik en de context ervan. In overeenstemming met deze kenmerken wordt bepaald wat de fasen zijn die moeten doorlopen en wat zijn de technische en administratieve bepalingen voor elk van hen.

Dit zijn enkele van de belangrijkste fasen waardoor een document overgaat gedurende zijn nuttige levensduur:

1-creatie: Het bestaat uit het maken van het document, hetzij in gedrukte of digitale indeling.

2-Sweetiness: Volgens het formaat waarin het document is gemaakt, is het fysiek of digitaal opgeslagen. In sommige gevallen wordt ook de digitaliseringsfase overwogen, wanneer deze deel uitmaakt van het proces.

3-categorisatie: Het verwijst naar de organisatie, classificatie of indexatie van de documenten in overeenstemming met de parameters die in elke context zijn vastgesteld.

4-transferentie: verwijst naar de verzending en/of levering van een document volgens de kenmerken. In vandaag kan dit verwijzen naar een levering per fysieke e -mail of een e -mailverzending zoals het geval kan zijn.

Het kan je van dienst zijn: alebrijes: oorsprong en soorten van deze Mexicaanse kunst

5-distributie: Deze fase verwijst naar documenten die voor openbaar gebruik of noodzaak zijn, daarom moeten ze na zijn gecreëerde worden bekendgemaakt aan een bepaalde groep mensen.

Gebruik van 6 samenwerking: Momenteel kunnen bestanden worden geregeld voor gedeeld gebruik en bewerking. Deze fase is van recent uiterlijk en wordt uitsluitend beschouwd voor digitale documenten.

7-consultatie: Het verwijst naar die fase waarin de documenten zijn geregeld met de bedoeling dat ze kunnen worden geraadpleegd. Tijdens dit proces zijn bepalingen voor beveiliging en/of toegankelijkheid erg belangrijk, afhankelijk van het publiek dat naar verwachting toegang heeft tot de informatie.

8-Archivado of vernietiging: Dit is de laatste fase in de levenscyclus van alle documenten. Komt overeen met het moment dat wordt besloten of het voldoende historische waarde heeft om te bewaard of integendeel, het wordt vernietigd.

Bronnen

1. Darmouth College. (S.F.)). De levenscyclus van het document: definities, ondersteunende technologieën en toepassingen. Hersteld van: Dartmouth.Edu
2. González, l. (2015). Vitale cyclus van documenten: 3 leeftijden theorie. Hersteld van: bibliopos.is
3. Larrivee, b. (2013). Wat is een levenscyclus van een elektronische documentbeheer? Hersteld van: DocumentMedia.com
4. Rouse, m. (S.F.)). Document Lifecle. Hersteld van: wat is.Techtarget.com
5. Yebra, m. (2016). Document Life Cycle - Het Spaanse archiefsysteem. Hersteld van: Normadat.is.