Functies van een secretaresse

Onder de belangrijkste Functies van een secretaresse Ze benadrukken de agenda, letten op het publiek en beheren vertrouwelijke informatie. Het is de persoon die verantwoordelijk is voor het uitvoeren van taken voor administratieve hulp in een kantoor.

Deze positie kan worden uitgeoefend door een man of een vrouw, hoewel de meest voorkomende is dat het een vrouw is die hem uitoefent. Ze zijn meestal verantwoordelijk voor vertrouwelijke zaken van mensen met enige hiërarchie binnen het bedrijf, zoals directeuren, managers, presidenten, onder andere. Dat komt om ze in de rechterhand van de directeur te veranderen waarvoor ze werken.

Als het bedrijf klein is, is de grootste werklast van de secretaris gerelateerd aan basiskantoortaken.

Sommige landen ter wereld besteden een speciale dag in het jaar om hun werk te bedanken en te vieren. Bijvoorbeeld, in Colombia, Peru en Mexico is de secretarisdag 26 april, terwijl het in Venezuela is op 30 september.

Hoofdfuncties van een secretaresse

Het werk van een secretaresse is om zijn baas te ondersteunen om volledig te voldoen aan zijn rol binnen de organisatie, zonder vertragingen of afleidingen.

Hoewel de aard van het bedrijf invloed heeft op het soort werk dat vereist is van een secretaris, kan worden gezegd dat de belangrijkste functies ervan zijn:

1- Agenda-management

Het is de verantwoordelijkheid van de secretaris om op de hoogte te blijven van de agenda van de persoon voor wie hij werkt. Daar moet u al uw werkverplichtingen weerspiegelen en soms persoonlijk.

U moet ook de gegevens bewaren van alle personen en instellingen waarmee uw werkgever verband moet houden.

Kan u van dienst zijn: de 2 elementen van een belangrijker ecosysteem

De agenda van de secretaris dient meestal als een operationeel logboek van de directeur waarvoor zij werkt.

2- Aandacht voor het publiek

De aandacht voor het publiek is een van de meest fundamentele taken die de secretaris moet doen. U moet oproepen beantwoorden en hun reden opnemen, evenals al die gegevens waarmee uw werkgever de zaak kan controleren.

Het is ook de persoon die bezoekers op kantoor ontvangt. Daarom is het belangrijk dat de secretaris een beeld handhaaft volgens het bedrijfsbeeld van de werkplek.

Zijn rol is er niet alleen om bezoekers vriendelijk te begroeten en te maken, maar geeft ook de eerste instructies en richtlijnen over de organisatiecultuur en de interne processen van het bedrijf.

3- Documentbeheer

Naast de persoon die de correspondentie van zijn baas ontvangt en beheert, schrijft een secretaresse, leest, reageert en archiveert de meeste kaarten, meldingen, memorandales en e -mails van zijn werkgever.

Hiertoe moet het worden afgehandeld voor bepaalde toepassingen van software waarmee u meer behendigheid kunt voorbereiden en snel dergelijke documenten.

De specificiteit van deze competenties hangt af van het soort werk dat vereist is in het gebied waarin het werkt.

De secretaris behandelt de contactdatabase van haar baas en dient de schriftelijke correspondentie in, evenals de mulen van de assemblage en andere interessante documenten binnen het kantoor.

Het is de secretaris die normaal gesproken kennis neemt van de zaken die in belangrijke vergaderingen worden besproken.

4- Gevoelig informatiebeheer (intern en extern)

Een van de functies die een goede secretaris onderscheiden, is om alle informatie adequaat en efficiënt af te handelen voor de werking van het bedrijf of de instelling waarin het werkt.

Kan u van dienst zijn: evenwicht zinnen

U moet bijvoorbeeld de controle hebben over juridische documenten die op elk gewenst moment door overheidsinstanties kunnen zijn.

U kunt ook toegang hebben tot milieu -informatie of een van de actoren die verband houden met het bedrijf. Deze informatie moet op een discrete, efficiënte en tijdige manier worden beheerd.

5- Kantoororganisatie

De secretaris moet werken en de apparatuur en kantoormeubels in werking houden: telefoons, fotokopieën, printers, projectoren, meubels, archianen, onder andere.

Het is degene die controle heeft over de inventaris van inputs en kantoorapparatuur. Het houdt ook fysieke en elektronische bestandssystemen in volgorde, zodat de informatie gemakkelijk beschikbaar is wanneer dat nodig is.

De secretaris moet haar schone en georganiseerde werkruimte hebben, omdat het meestal de eerste dingen zijn die mensen buiten het bedrijf zien bij het betreden van hun faciliteiten.

6- Voorbereiding van presentaties

Normaal gesproken moet een leidinggevende zijn rapporten presenteren in de vorm van presentaties die de informatie herarceren en hiërarchiseren. Voor deze taak vraagt ​​hij meestal om hulp van zijn secretaresse.

De persoon in het secretariaat moet ervoor zorgen dat de informatie die daar verschijnt correct de gegevens weerspiegelt die uw baas wil delen.

Het moet ook attent zijn dat het een presentatie is vrij van spelfouten en dat het consistent is met de grafische identiteit van het bedrijf.

7- Administratief toezicht

Het is ook de verantwoordelijkheid van een secretaresse om zich ervan bewust te zijn dat het beleid en de procedures die nodig zijn om te zorgen voor de activa van de onderneming of instelling waarin zij dient, worden vervuld.

Volgens het hiërarchische niveau van zijn baas kan de secretaris de nauwkeurigheid van de gegevens die de details van de begrotingsactiviteiten weerspiegelen valideren.

Kan je van dienst zijn: +100 zinnen van beroemde boeken die je zullen opwinden

Een secretaresse moet omgaan met managementcontrole en de juiste administratie van middelen binnen het kantoor.

8- Verplaatsingsorganisatie

Als de baas veel moet reizen voor arbeidsaangelegenheden, zal de secretaris de functie hebben van het organiseren van alles wat verband houdt met verplaatsing. Van de verwerving van trein- of vliegtickets, het onderdak of het inhuren van een bestuurder of lokale gids.

9- Communicatie met andere afdelingen

In veel gevallen is de secretaris verantwoordelijk voor het verspreiden of ontvangen van informatie van andere afdelingen voordat ze door hun baas gaan. Vermijd hiermee een werkoverbelasting voor uw superieur, omdat deze de belangrijkste behoeften en die welke meer urgentie vereisen kan synthetiseren.

De virtuele secretaris

Met de opkomst van online werken ontstaat de figuur van de secretaresses online of virtuele assistenten.

Deze secretarissen doen de meeste hierboven beschreven taken, maar op afstand. In deze gevallen brengen de secretarissen hun diensten per uur of per project in rekening.