Interne boekhoudkundige controle

Wat is interne boekhoudkundige controle?

Hij Interne boekhoudkundige controle Het omvat de methoden die door een bedrijf zijn geïmplementeerd om de integriteit van financiële en boekhoudkundige informatie te garanderen, te voldoen aan operationele en winstgevendheidsdoelstellingen en het beleid van het management in de hele organisatie te verzenden. Deze overlappen de normale operationele procedures van een bedrijf.

Deze overlapping reageert op de bedoeling om activa te beschermen, fouten te minimaliseren en ervoor te zorgen dat bewerkingen op een goedgekeurde manier worden uitgevoerd. Er zijn geen identieke interne controlesystemen, maar veel controles filosofieën met betrekking tot financiële integriteit en boekhoudpraktijken zijn standaard managementpraktijken geworden.

Interne controle heeft een prijs, namelijk dat controleactiviteiten de natuurlijke stroom van de processen van een bedrijf vaak stoppen, wat de algemene efficiëntie ervan kan verminderen. Een sleutelconcept is dat zelfs het meest complete interne controlesysteem het risico op fraude of fout niet volledig zal elimineren.

Er zullen altijd enkele incidenten zijn, meestal vanwege onvoorziene omstandigheden of een overmatig vastberaden inspanning van iemand die fraude wil plegen.

Elementen van interne boekhoudkundige controle

Taakscheiding

De scheiding van functies impliceert het delen van de verantwoordelijkheid van boekhouding, deposito's, de presentatie van rapporten en de audit. Extra taken worden gescheiden, er zijn minder mogelijkheden dat een enkele werknemer frauduleuze handelingen pleegt.

Voor kleine bedrijven met slechts een paar boekhoudkundige werknemers, deelt de verantwoordelijkheden tussen twee of meer mensen, of vereisen dat kritieke taken worden beoordeeld door medewerkers die voor hetzelfde doel kunnen dienen.

Toegangscontroles

Controle toegang tot verschillende delen van een boekhoudsysteem via wachtwoorden, blokkades en elektronische toegangsrecords kunnen ongeautoriseerde gebruikers buiten het systeem houden.

Bovendien biedt het een manier om het gebruik van het systeem te controleren om de bron van fouten of discrepanties te identificeren.

Fysieke audits

Fysieke audits omvatten het handmatige aantal contant geld en elk fysiek actief dat is geregistreerd in het boekhoudsysteem; Bijvoorbeeld, voorraden, materialen en gereedschappen.

Fysieke telling kan goed verborgen discrepanties onthullen in de saldi van de rekeningen, die over het hoofd worden gezien in elektronische gegevens.

Het aantal contant geld op verkooppunten kan dagelijks of zelfs meerdere keren per dag worden gedaan. De grootste projecten, zoals het handmatige aantal van de inventaris, moeten minder vaak worden uitgevoerd, misschien driemaandelijks.

Gestandaardiseerde documentatie

De standaardisatie van de documenten die worden gebruikt voor financiële transacties - zoals facturen, interne aanvragen van materialen, inventarisontvangsten en reiskostenrapporten - kan helpen de consistentie in het onderhoud van gegevens in de loop van de tijd te behouden.

Het gebruik van standaard documentformaten kan de beoordeling van de registers uit het verleden vergemakkelijken door te zoeken naar de oorsprong van enige discrepantie in het systeem. Het gebrek aan standaardisatie kan ervoor zorgen dat de elementen in genoemde beoordeling over het hoofd worden gezien of verkeerd worden begrepen.

Test saldi

Het gebruik van een boekhoudsysteem met dubbele entry voegt betrouwbaarheid toe door ervoor te zorgen dat boeken altijd in evenwicht zijn. Toch kunnen fouten het systeem op een bepaald moment uit balans brengen.

De berekening van dagelijkse of wekelijkse testsaldi kan periodieke informatie over de systeemstatus bieden. Hierdoor kunt u discrepanties zo snel mogelijk ontdekken en onderzoeken.

Periodieke verzoeningen

Boekhoudkundige verzoeningen kunnen ervoor zorgen dat saldi van boekhoudsystemen samenvallen met de saldi van andere entiteiten, zoals banken, leveranciers en klanten op krediet.

Een bankafstemming impliceert bijvoorbeeld het vergelijken van kas saldi en deposito's en ontvangstenrecords tussen het boekhoudsysteem en bankrekeningstaten.

De verschillen tussen dit soort complementaire accounts kunnen fouten of discrepanties in de rekeningen zelf onthullen. Ze kunnen ook aantonen dat fouten kunnen ontstaan ​​in de andere entiteiten.

Autoriteit voor goedkeuring

Vraag dat specifieke managers bepaalde soorten transacties toestaan ​​een verantwoordelijkheidslaag kan toevoegen aan boekhoudkundige gegevens. Aldus wordt aangetoond dat de transacties zijn gezien, geanalyseerd en goedgekeurd door de bijbehorende autoriteiten.

Vereiste goedkeuring om grote uitgaven te doen en betalingen voorkomt dat gewetenloze werknemers grote frauduleuze transacties uitvoeren met de fondsen van het bedrijf.

Doelen

Bescherming van de activa van het bedrijf

Nou -ontworpen interne controles beschermen verliesactiva. Het verlies kan een toevallige verlies zijn, wat optreedt door eerlijke fouten die door mensen zijn begaan. Het kan ook een opzettelijk verlies zijn, wat het gevolg is van opzettelijke frauduleuze activiteiten.

Garandeer de betrouwbaarheid en integriteit van financiële informatie

Interne controles garanderen dat het management nauwkeurige, tijdige en volledige informatie heeft - inclusief boekhoudkundige gegevens - om bedrijfsactiviteiten te plannen, te controleren en te rapporteren.

Garandeer naleving van wetten

Interne controles helpen ervoor te zorgen dat het bedrijf voldoet aan de vele nationale, nationale en lokale wet- en voorschriften die van invloed zijn op de bedrijfsactiviteiten.

Efficiënte en effectieve activiteiten bevorderen

Interne controles bieden een omgeving waarin managers en personeel de efficiëntie en effectiviteit van activiteiten kunnen maximaliseren.

Naleving van doelen en doelstellingen

Het interne besturingssysteem biedt een mechanisme voor het management om toezicht te houden op het bereiken van operationele doelen en doelstellingen.

Voorbeeld

Liquide activa hebben altijd meer bescherming nodig dan niet -vloeistof activa, omdat ze gemakkelijker te stelen zijn; Neem bijvoorbeeld contant geld.

Het geld is het meest vloeibare actief en kan gemakkelijk worden gestolen door elke werknemer die ermee omgaat. Om het geld van het bedrijf te beschermen, is dat speciale interne controles worden geïmplementeerd.

Interne taken scheidingscontrole wordt vaak gebruikt met contant geld. Deze controle vereist dat de persoon die het geld van de klant ontvangt en de persoon die het contante ontvangst in het boekhoudsysteem registreert, nooit dezelfde werknemer is.

Sommige interne controlesystemen gaan zelfs nog een stap verder en vereisen dat een werknemer het geld in rekening brengt, een andere om het in de bank te storten en een andere registreerde het in het boekhoudsysteem.

Door de taken van elke werknemer te segmenteren, kan niemand alleen het contanten verzamelen, deponeren en de verkoop in boekhouding registreren. Dit voorkomt fraude, omdat een persoon dus geen deel kan uitmaken van de in rekening gebrachte contanten en een klein bedrag van de contante ontvangst in het boekhoudsysteem registreert.