Bedrijfscontroleprincipes

Wat zijn de principes van controle?

De Principes van controle van een bedrijf Dit zijn de voorschriften die vereisen dat procedures en processen die in boekhoudsystemen zijn vastgesteld, vereisen om managers te helpen toezicht te houden op en bedrijfsactiviteiten te reguleren, waardoor de activa van het bedrijf worden beschermd, worden beschermd.

Het doel van de besturingsprincipes is om ervoor te zorgen dat het boekhoudsysteem correct werkt en dat bedrijfsgebeurtenissen nauwkeurig worden geregistreerd. Het is duidelijk dat managers niet alle werknemers niet kunnen begeleiden, dus er is een mogelijkheid dat er enkele fouten plaatsvinden of dat er enige fraude plaatsvindt.

Om effectieve controles te identificeren en vast te stellen, moet het management het risico voortdurend evalueren, toezicht houden op de implementatie van controle en de controles wijzigen indien nodig.

Het hebben van een dergelijke essentiële bedrijfsfunctie biedt redelijke beveiliging door de kans op fouten te verminderen en de activa van de organisatie te beschermen. Vanwege het belang ervan moeten bedrijven rekening houden met de fundamentele principes van controle.

Wat zijn de principes van controle?

1. Controle omgeving

De managementstijl en de verwachtingen van managers op hoge niveaus, met name hun controlebeleid, bepalen de besturingsomgeving.

In een controleomgeving is er een aanvullend toezicht van een managementcomité, dat ervoor zorgt dat er administratieve integriteit, ethische waarden, een goed gedefinieerde organisatiestructuur en competente en betrouwbare werknemers is, die autoriteit en verantwoordelijkheden toewijzen.

2. Controleactiviteiten

Het zijn specifiek beleid en procedures die management gebruikt om zijn doelstellingen te bereiken. Deze omvatten het volgende:

Taakscheiding

Het vereist dat verschillende mensen worden toegewezen om verschillende taken uit te voeren in gerelateerde activiteiten, met name die met de autorisatie, voogdij of onderhoud van archieven.

Het kan u van dienst zijn: UEPS en PEPS -methoden

Door te eisen dat verschillende mensen deze functies uitvoeren, wordt een uitgebalanceerd besturingssysteem gemaakt.

Goedkeuring van transactie en activiteiten

Het helpt ervoor te zorgen dat alle bedrijfsactiviteiten voldoen aan vastgesteld beleid en richtlijnen.

De vraag dat bepaalde managers bepaalde soorten transacties goedkeuren, voegt een extra verbintenis toe aan boekhoudkundige gegevens, waaruit aantoont dat transacties zijn geanalyseerd en goedgekeurd door de overeenkomstige autoriteit.

Documentstandaardisatie

Het omvat het creëren van facturen en andere gemakkelijke -to -gebruik documenten en voldoende.

Standaardisatie vergemakkelijkt de beoordeling van oude records door de oorsprong van enige discrepantie in het systeem te zoeken. Het gebrek aan standaardisatie kan ertoe leiden dat sommige elementen in deze review over het hoofd worden gezien of verkeerd worden begrepen.

Fysieke en toegangscontroles op activa en records

Het zijn elektronische of mechanische bedieningselementen (kluizen, identificatiekaarten, hekken, boxboxen, videocamera's, sloten) of computerbedieningen, gerelateerd aan toegangsrechten of vastgestelde ondersteunings- en herstelprocedures.

Technologie kan over het algemeen komen waar mensen dat niet kunnen, en kunnen 24 uur per dag op het werk zijn zonder extra betaling.

Besturingstoegang tot een boekhoudsysteem via wachtwoorden, blokkades en elektronische toegangsrecords houdt ongeautoriseerde gebruikers buiten het systeem, net zoals het een manier biedt om het gebruik van het systeem te controleren om foutenfouten te identificeren.

Onafhankelijke beoordelingen

Bedrijven moeten hun controlesystemen periodiek herzien. Dat moet een persoon doen die geen deel van het werk heeft gedaan dat wordt geverifieerd.

Deze beoordelingen helpen de betrouwbaarheid van boekhoudkundige informatie en de efficiëntie van de activiteiten te garanderen.

Het kan u van dienst zijn: Rexpression van financiële overzichten: methoden en voorbeeld

Toewijzing van verantwoordelijkheden

Het bedrijf moet duidelijk verantwoordelijkheden vaststellen. Wijs specifieke verantwoordelijkheden toe aan mensen die garanderen dat ze begrijpen wat hun functie is om de controle te behouden.

Als een verantwoordelijkheid duidelijk is, zal een effectief controlesysteem duidelijk maken wie geen toegewezen taak doet.

Voorbeelden

Al deze bedieningselementen voldoen aan de doelstellingen van het besturingsprincipe. Nadat de bedieningselementen zijn gelopen, hoeven managers niet toezicht te houden op de activiteit van elke werknemer. Ze kunnen de controles periodiek beoordelen om ervoor te zorgen dat ze correct werken en zich concentreren op bedrijfsbeheer.

Taakscheiding

Het is een goede controle om ervoor te zorgen dat recordonderhoudsfuncties worden gescheiden van het daadwerkelijke geldbeheer.

Om deze reden is de kassier verantwoordelijk voor het in rekening brengen van klanten in contanten, met de mogelijkheid om deze bij de bank te storten, en de boekhoudkundige afdeling is verantwoordelijk voor het registreren van deze contante ontvangsten en het doen van bankafstemming.

Op deze manier kan een enkele persoon het geld van de klant niet innemen en verduisteren, en vervolgens met frauduleuze boekhouding bedekt.

Als twee mensen deze werken doen, is de enige manier waarop fraude kan werken of elke persoon in medeplichtigheid is met de andere. Het is duidelijk dat twee medeplichtige werknemers veel minder vatbaar zijn dan een enkele werknemer die steelt.

GOEDKEURINGEN

Het eisen van goedkeuring om betalingen van omvangrijke uitgaven te doen, kan voorkomen dat gewetenloze werknemers grote frauduleuze transacties uitvoeren met de fondsen van het bedrijf.

Een officiële prijslijst dient als goedkeuring voor verkooppersoneel om met deze prijzen te verkopen. Bovendien kan er een controle zijn waarmee Sales Manager redelijke wijzigingen in de prijslijst kan autoriseren.

Het kan u van dienst zijn: Totale kosten: functie, hoe het wordt berekend en voorbeeld

Personeels- en vakantierotatie

De verplichte rotatie van medewerkers of de vakantieperiode worden geïmplementeerd om frauduleuze regelingen te detecteren waar het nodig is om een ​​gebruikelijk systeem te hebben om het te onderhouden.

Als de accountant de verantwoordelijkheden om de twee maanden verandert, kan een persoon geen vals systeem consequent uitvoeren.

Fysieke audits

Fysieke audits omvatten het handmatige aantal contant geld en alle andere fysieke activa die in het boekhoudsysteem is geregistreerd, zoals voorraden.

Fysieke telling kan verborgen discrepanties in accountsaldi onthullen door elektronische records volledig te negeren. Het aantal contant geld op verkooppunten kan dagelijks of zelfs meerdere keren per dag worden gedaan.

De grootste projecten, zoals fysieke inventaris, moeten minder vaak worden uitgevoerd, misschien jaarlijks of driemaandelijks.

Periodieke boekhoudkundige verzoeningen

Ze garanderen dat de saldi van het boekhoudsysteem samenvallen met de saldi van de rekeningen van andere entiteiten, zoals banken, leveranciers en klanten.

De verschillen tussen dit soort complementaire accounts kunnen discrepanties in hun eigen rekeningen onthullen, of dat fouten in de andere entiteiten zijn ontstaan.

Geautomatiseerde bedieningselementen

Ze zijn waarschijnlijk de meest voorkomende interne controles omdat ze niet alleen het bedrijf beschermen, maar ook de efficiëntie verhogen.

Geautomatiseerde tijdshorloges zijn een goed voorbeeld. Werknemers controleren op deze horloges wanneer ze aankomen en verifieer aan het einde van hun dag.

De geautomatiseerde tijdklok elimineert de mogelijkheid dat werknemers vals spelen met hun werkuren.