Procedures handleiding

We leggen uit wat de handleiding van het bedrijf is, waar is het voor en we geven verschillende voorbeelden

Wat is de handleiding van het bedrijf Procedures?

Hij Procedures handleiding van een bedrijf Het is een schriftelijk document dat stapsgewijs de instructies bevat voor het voltooien van een werktaak of hoe om te gaan met een specifieke situatie wanneer deze zich op de werkplek voordoet. Het bevat de best practices van het bedrijf en de beschrijvingen van de belangrijkste bedrijfsprocessen.

Deze handleiding bevat ook de methoden en normen over hoe het werk naar verwachting zal worden gedaan. Met de creatie van de Procedures -handleiding kan het bedrijf worden gemaakt voor groei, het vereenvoudigen van de training en het vergemakkelijken van het vermogen om te klimmen.

Deze handleiding kan een map met drie ringen zijn, een map in een gedeeld netwerk van het netwerk of een online geautomatiseerde versie, met behulp van een software Procedurebeheer. Iedereen moet begrijpen wat de procedure -handleiding is samengesteld en waar kunt u vinden wanneer iemand het nodig heeft.

Het schrijven van een procedure -handleiding vereist dat de stappen die bij een bepaald proces betrokken zijn, duidelijk worden begrepen. Naarmate het bedrijf groeit, zullen nieuwe procedures nodig zijn. De procedurehandleiding kan ook worden beschouwd als een procedurebibliotheek.

De handleiding bevat voorbeelden van procedures die kunnen worden gebruikt als een model voor nieuwe operationele procedures. Alle werknemers van de organisatie moeten worden opgeleid in het beleid en de procedures van het bedrijf; Ze moeten altijd onmiddellijk toegang hebben tot een procedure -handleiding.

Waar is de procedure -handleiding voor?

Opleiding

Met het gebruik van een goed geschreven procedurehandleiding, kan een bedrijf de training van nieuwe werknemers effectiever faciliteren.

Naast training biedt een procedurehandleiding de huidige leden van het team voor een bron om de minst gebruikte procedures te kennen, zodat ze worden uitgevoerd met de juiste formaliteit, waarbij kwaliteitscontrole wordt gehandhaafd,.

Zodat werknemers hun functies kennen

Werknemers moeten begrijpen wat er van hen wordt verwacht. Supervisors hebben een procedure -handleiding nodig om bedrijfsprocessen te beheren. Bij het documenteren van de normen wordt wat belangrijk is voor de groei, kwaliteit en tevredenheid van de klant wordt gecommuniceerd.

Verbetering van besluitvorming

Door het beleid en de procedures die een functioneel gebied beïnvloeden, worden werknemers in de eerste lijn gemachtigd om effectieve beslissingen te nemen en tijd te besparen.

Kan u van dienst zijn: bilateraal monopolie: kenmerken en voorbeelden

Verbetering van de communicatie

Een effectieve procedureshandleiding biedt geschikte methoden voor interdepartementale communicatie, stelt personeel in staat om samen te werken om de dagelijkse problemen van het bedrijf op te lossen zonder onnodige toezichthoudende participatie te vereisen.

Het doel van de Procedures -handleiding moet zijn om verschillende inhoud te organiseren om zowel de manieren als de media van het bedrijf weer te geven, om de service uit te voeren of het product te produceren tegen de laagste kosten en in de kortst mogelijke tijd.

Verbeter de tevredenheid van het personeel

Het heeft het extra voordeel van het handhaven van de arbeidstevredenheid en een hoge motivatie van werknemers.

Hoe een procedure -handleiding uit te werken?

Voordat het een procedurehandleiding ontwikkelt, is het belangrijk om het verschil tussen politiek, centraal proces en procedure te begrijpen.

• Politiek is de set van basisprincipes en bijbehorende richtlijnen, geformuleerd en toegepast door het leiderschap van een organisatie, om haar acties te sturen en te beperken in de zoektocht naar doelstellingen voor lange termijn.
• Basisproces is de volgorde van onderling afhankelijke en gekoppelde procedures, die in elke fase een of meer bronnen verbruiken (werknemerstijd, energie, machines, geld) om inputs om te zetten in producten. Deze resultaten dienen als kaartjes voor de volgende fase totdat een bekend doel of eindresultaat is bereikt.
• Procedure is een opeenvolging van activiteiten of een vaste actiecursus, gedefinieerd door stappen (met duidelijk gedefinieerde start- en eindpunt) die in dezelfde volgorde moet worden uitgevoerd om een ​​taak correct op te geven.

1. Definieer centrale processen

U moet nadenken over alle centrale processen die het bedrijf heeft. Het begint door te bepalen welke processen worden afgebakend en in kaart gebracht in de procedure -handleiding, waardoor een samenvatting wordt gecreëerd van alle procedures die gewenst zijn om op te nemen.

Hoewel elk proces mogelijk niet wordt geplaatst, is het belangrijk om het meest fundamentele en belangrijkheid vast te stellen. Een restaurant kan bijvoorbeeld centrale processen definiëren over hoe een bepaald gerecht wordt gemaakt, maar even belangrijk is het reinigingsproces van het restaurant.

Een lijst met de centrale processen die nodig zijn om te worden geïntegreerd in de procedureshandleiding moet worden gemaakt na het in kaart brengen van deze. Het schema zal fungeren als een gids om ervoor te zorgen dat u geen van de taken achterlaat wanneer u de handleiding begint te schrijven.

Het kan u van dienst zijn: operationele cyclus

2. Schrijf een inleiding

Neem een ​​korte beschrijving op van wat de handleiding bevat, die rechtstreeks is gericht aan de mensen die de handleiding zullen gebruiken, wat lezers kunnen verwachten bij het gebruik van de handleiding en de beste manier om de handleiding te gebruiken (dat wil zeggen: “Lees het van begin tot eind "Of" gebruik het als referentie om naar procedures te zoeken indien nodig ").

3. Stel een stroomdiagram van elk proces op

Elk proces wordt gedefinieerd door de stappen of taken die nodig zijn om het te voltooien. Als een stap wordt weggelaten, kunt u een bevel verliezen of uitstellen of een defect eindproduct hebben. Het opzetten van een stroomdiagram is het definiëren van de workflow.

Om een ​​handleiding te voltooien, moet u tegelijkertijd beginnen met één proces: begin met het eerste proces van het schema. De benodigde stappen om het proces te voltooien worden beschreven, vervolgens worden de details voor elke stap geretourneerd en geschreven.

U moet ervoor zorgen dat elke stap duidelijk en beknopt is. Elke stap moet voldoende details verstrekken zodat iedereen de instructies kan volgen.

Stel bijvoorbeeld dat een procedure voor het verkoopproces wordt gemaakt door een internetvereiste. Eerst wordt een stroomdiagram gemaakt over hoe de potentiële klant aanvankelijk wordt gecontacteerd na de gevraagde informatie: per telefoongesprek, e -mail of sms -bericht.

Als het prospect in eerste instantie niet zou kunnen contacteren, hoe vaak wordt het verkoopteam gevolgd, met specifieke scripts voor elk contact.

Wanneer u contact opneemt met de client, wordt een ander script toegewezen, evenals een set van volgers, afhankelijk van of de klant het product heeft gekocht of besloot te wachten.

4. Lever de procedure aan een andere persoon om het te lezen

Het is belangrijk om een ​​medewerker of iemand waarvan bekend is dat hij het leest en de instructies volgt terwijl ze zijn geschreven. Deze persoon kan waardevolle opmerkingen geven als er stappen zijn die niet kunnen voltooien of niet begrijpen.

De opmerkingen op basis van de reacties zijn verwijderd. Het is mogelijk dat u iets moet herschrijven, bewerken of toevoegen aan de instructies.

5. Maak checklijsten en formulieren

Voor elk proces is het voor teamleden gemakkelijker om een ​​formulier of checklist te volgen. Daarom moet een gedetailleerde sjabloon worden ontwikkeld, gebaseerd op het toewijzingsproces.

Het kan u van dienst zijn: principes van administratieve controle

Als specifieke informatie nodig is wanneer de klant binnenkomt, moet u ervoor zorgen dat de sjabloon alle vereiste informatie bevat, op een beknopte manier gepresenteerd.

Er moet niet worden aangenomen dat teamleden alles onthouden wat de procedure aangeeft, vooral wanneer een klant voor hen zit. Checklings en formulieren moeten worden geïntegreerd als bijlage bij het stroomdiagram- en processtappen.

6. Integreer het in een procedure -handleiding

Nadat een stroomdiagram is toegewezen aan elk proces en alle ondersteunende sjablonen zijn gemaakt, zijn ze geïntegreerd in een volledige procedurehandleiding. De handleiding is georganiseerd op basis van afdelingen.

De procedurehandleiding kan bijvoorbeeld de secties "Verkoop", "operaties" en "distributie" hebben. Elke sectie is verdeeld in de centrale processen van die afdeling, meestal in de volgorde waarin elk centraal proces wordt uitgevoerd bij de algemene levering van de producten.

In het gedeelte "Distributie" konden verschillende hoofdprocessen worden verkregen, zoals "de bestelling verkrijgen", "Verpakking voor levering", "Verzending" en "Follow -Up".

De Procedures -handleiding is georganiseerd met een inhoudstabel en elke procedure is duidelijk klaar met een gewaagde titelkop.

Een hoes is opgenomen met de naam van de handleiding, een tabel met inhoud, de introductie en de procedures in de volgorde van de inhoudstabel.

U zou zelfs tabbladen kunnen plaatsen zodat teamleden de handleiding gemakkelijk bekijken, om hen te helpen de relevante procedures in hun afdelingen te vinden.

Eindelijk worden de kopieën gemaakt en gedistribueerd. U moet continue feedback promoten en de handleiding bijwerken indien nodig. Er moet een handleiding beschikbaar zijn in een aangewezen gebied van elke functionele locatie, die beleid en procedures gebruikt.

Procedure handleiding voorbeelden

-Handleiding voor het koken van hamburgers op een specifieke manier.

-Handleiding over hoe te handelen voor een brand, aardbeving of natuurramp.

-Handleiding over hoe u kunt handelen voor klachten van klanten of een agressieve klant.

-Handleiding om een ​​personeelsselectieproces uit te voeren.

-Handleiding om te weten hoe je in een restaurant kunt werken.

-Handmatig over hoe u de klant kunt bedienen bij Amazon.