De 7 fasen van planning en de kenmerken ervan

De Fasen van planning omvatten het verkrijgen van informatie over mogelijke scenario's en anticiperen op het actieplan dat vóór elk moet worden gevolgd. Planning is de eerste stap die moet plaatsvinden in de administratie en/of het beheer van een organisatie.

In die zin is het plannen om te redeneren over de verschillende aspecten van de werking van een bedrijfsidee. In de planning moet de organisatiecultuur die bestaat of waarmee u in het bedrijf wilt cultiveren, in aanmerking worden genomen, omdat dat zal bepalen dat een of andere strategie wordt gekozen.

Evenzo moeten de zakelijke doelstellingen erg aanwezig zijn omdat dit deze zijn die de acties zullen begeleiden die moeten worden uitgevoerd.

Planningskenmerken

Eenheid

Elke afhankelijkheid van het bedrijf kan een actieplan hebben, maar het moet altijd worden geketend aan het algemene plan om bij te dragen aan het behalen van de voorgestelde doelstellingen.

Continuïteit

Planning is een permanente taak.

Nauwkeurigheid

Het moet duidelijk worden gedefinieerd en wijzen op specifieke aspecten van de organisatie.

Doordringbaarheid

Het is een activiteit die betrekking heeft op alle hiërarchische niveaus van het bedrijf.

Hoofdfasen van planning

1- Milieuonderzoek

Een zeer belangrijke fase is onderzoek, omdat het mogelijk maakt om waarde -informatie te verzamelen over het verleden en het heden van het bedrijf, om mogelijke toekomstscenario's te voorspellen.

Een van de meest populaire methoden om deze benadering van de interne en externe omgeving van het bedrijf uit te voeren is de DOFA -matrix. Dit is een nuttig hulpmiddel om zwakke punten (d), kansen (o), sterke punten (f) en bedreigingen (a) van een bedrijf te identificeren.

Door deze elementen te identificeren, kunnen leidinggevenden profiteren van sterke punten om te profiteren van kansen en bedreigingen te verminderen.

Het is ook nuttig om de zwakke punten te kennen om hieraan te werken om ze zoveel mogelijk te elimineren.

In dit onderzoek moeten interne of externe factoren die de werking van de organisatie positief of negatief beïnvloeden, ook worden geïdentificeerd.

Voorbeeld

Een goed bekend bedrijf dat zich toelegt op de verkoop van shirts, wordt besloten om ook sokken te maken en te verkopen. Hoewel het met de shirts goed is verlopen, is dit nieuwe product een heel onbekende als het gaat om het weten welke receptie zal hebben onder het publiek.

Om dit te doen, vertrouwt het bedrijf een DOFA -matrix toe, waar de voor- en nadelen van dit nieuwe kledingstuk worden bepaald.

2- Stel doelstellingen vast

Met de informatie die in de onderzoeksfase is verzameld, zijn er elementen om de zakelijke doelstellingen vast te stellen.

Dit betekent dat de resultaten die naar verwachting in een bepaalde tijd worden verkregen, worden gedefinieerd en geschetst. Menselijke en materiële inspanningen en middelen zullen worden geïnvesteerd in die doelen die kiezen.

Voorbeeld

Doorgaan met het vorige voorbeeld, stelt het textielbedrijf vast hoeveel het zal betekenen om de sokken te produceren en welk aantal verkopen moeten hebben om het product economisch levensvatbaar te maken.

3- Definieer strategieën

Zodra het aankomstpunt is bepaald, is het tijd om de manier te definiëren waarop dat punt zal worden bereikt.

De strategie is essentieel voor het bereiken van doelstellingen. Moet worden overeengekomen bij managers en moeten rekening houden met alle mogelijke factoren.

De strategie moet stevig zijn en tegelijkertijd flexibel zijn, zodat de gelegenheid is om deze aan te passen aan de omgevingscondities.

Een ander belangrijk aspect op dit moment is de communicatie van de strategie die is geselecteerd voor alle werknemers van het bedrijf, zodat iedereen zijn rol kent op weg naar het doel.

Het is handig dat alternatieve strategieën worden overwogen om met verschillende scenario's om te gaan.

Voorbeeld

Het textielbedrijf heeft besloten om sokken op de markt te lanceren. Rekening houdend met het feit dat de grootste markt plaatsvindt in Noordse landen waar het weer meestal koud is, vestigen ze het weefsel van het kledingstuk (wol) of hoogte (hoge stengel).

Bovendien besluiten ze om vlak voor Kerstmis een releasedatum te plaatsen, omdat het een goed moment kan zijn om het product op de markt te brengen vanwege de grotere consumptie van deze datums.

4- Bereid institutioneel beleid voor

Met de geselecteerde strategie en de duidelijke doelstellingen kunt u beslissen wat de criteria zijn die de actie zullen regelen.

Door specifiek beleid te bepalen, kunnen autoriteit delegeren en de procedures duidelijk afbakenen. Bovendien impliceren ze bedrijfswaarden en versnellen ze processen.

Institutioneel beleid biedt objectiviteit, continuïteit en stabiliteit bij het nemen van beslissingen, terwijl nieuw personeel wordt vergemakkelijkt om mee te doen.

Voorbeeld

Wanneer een nieuw product wordt gecreëerd waarin veel moeite zal worden gedaan om succes te behalen, stelt het bedrijf een reeks protocollen en verantwoordelijkheden op onder de managers, afdelingshoofden en uiteindelijke werknemers.

De Creativity Department kan bijvoorbeeld worden geregisseerd door twee bazen, een die is gewijd aan de shirts en een andere aan de sokken. 

5- Definieer een schema

Met duidelijke doelstellingen en een gedefinieerde strategie is het tijd om een ​​term toe te wijzen aan actie. Dat wordt bereikt met een schema; Datum wordt geplaatst op het bereiken van de doelstellingen.

Het is een soort activiteitenkalender. Idealiter is het een voorzichtige maar realistische schatting van de tijd die elke taak zal nemen. Deze grafiek moet grote en kleine taken in een chronologische volgorde integreren.

Er is een matrix ontworpen in de twintigste eeuw door Henry Laurence Gantt, waarmee de verschillende fasen van een project duidelijk in een tijdlijn kunnen visualiseren. Het begin- en eindpunt van elke taak wordt op prijs gesteld.

Voorbeeld

Het bedrijf keurt de oprichting van het product in maart goed en besluit het project in mei te starten. Tegen die tijd moet het team worden opgericht dat verantwoordelijk is voor het ontwikkelen van de soklijn.

In oktober moet het project worden gepresenteerd en goedgekeurd en in november worden vervaardigd.000 eenheden om klaar te zijn voor verkoop op 8 december, net voor Kerstmis.

6-schatting of bereken het budget

In deze fase van de planning is het doel om de kosten te kennen van het uitvoeren van de geselecteerde strategie. Aan het schema van activiteiten wordt de kosten per activiteit toegevoegd.

Alle bronnen die zullen worden geïnvesteerd en alles wat moet gebeuren om de doelstellingen te bereiken, moet ook gedetailleerd zijn.

Op dit moment wordt de prijs van goed of service die wordt aangeboden ook beslist, evenals de geschatte winst. In dit geval moet er ook enige flexibiliteit zijn om met mogelijke afwijkingen en/of verliezen om te gaan.

Voorbeeld

In dit aspect zal boekhouding de kosten van elke paar sokken bepalen en hoeveel de verkoopprijs zou moeten zijn om de doelstellingen te bereiken die in het tweede planningspunt zijn geformuleerd.

Als bijvoorbeeld wordt vastgesteld dat de kostenprijs van elk paar € 4 is en u 50% wilt verdienen bij elk koppel, moet het bedrijf ze verkopen op € 6.

7- Definieer controlemechanismen

Elk van de fasen van het planningsproces vereist een indicator die de kwalificerende naleving mogelijk maakt of niet uit een dergelijke fase. Het is noodzakelijk om parameters te hebben voor de evaluatie van de naleving van elk van deze.

Voorbeeld

Tijdens het proces zal er een persoon zijn die de leiding heeft over alles wat wordt vervuld. Het zal ook de link dienen om managers te informeren en zal de macht hebben om elk aspect opnieuw te definiëren.

Als bijvoorbeeld vanwege een extern probleem de vervaardiging van sokken een paar weken wordt vertraagd, moet de verantwoordelijke persoon beslissen of de lancering wordt gehandhaafd met minder eenheden of wordt vertraagd voor latere datums met de hele voorraad.

Belang van planning

Alleen planning is gegarandeerd het rationele en efficiënte gebruik van middelen wanneer u een bedrijf wilt ontwikkelen. Evenzo worden improvisatie en subjectiviteit verminderd bij het nemen van beslissingen.

Referenties

1. Cruz, Chimal Javier (2013). Administratief proces: planning, organisatie, adres en controle. Hersteld van: Gestioolis.com
2. Hernández, s. (2002). Gedachte, proces, strategie en avant -Garde -administratie. Mexico. McGraw-Hill Inter-American.
3. Molina, Dafne (2013). Planning en de kenmerken ervan binnen het administratieve proces. Opgehaald uit: GreatSpyMes.com.AR
4. San, Luís (2008). Fasen van planning. Hersteld van: Admispernando.Blogspot.com
5. Sánchez, Isaac (2010). Planning. Opgehaald uit: admindoso1.Blogspot.com
6. Universiteit van Barcelona. 5 belangrijke stappen in de planningsfase. Hersteld van: obs-edu.com