Controle in administratie

Wat is controle in administratie?

Hij Controle in administratie Het verwijst naar het vaststellen van normen, het meten van de echte prestaties van werknemers en het nemen van de overeenkomstige corrigerende maatregelen in het licht van mogelijke afwijkingen van de activiteiten van een organisatie.

Wanneer de strategieën worden vastgesteld en de plannen worden uitgewerkt, heeft de administratie als hoofdtaak om de overeenkomstige maatregelen te nemen om ervoor te zorgen dat deze plannen worden uitgevoerd of, als de omstandigheden het rechtvaardigen, dat ze worden gewijzigd.

De besturingsfunctie is bedoeld om ervoor te zorgen dat werknemers doen wat ze moeten doen, omdat administreren impliceert dat het werk van anderen wordt begeleid. Dit is de fundamentele functie van administratieve controle.

Een goed managementcontrolesysteem stimuleert de actie, bij het detecteren van significante variaties van het oorspronkelijke plan en het benadrukken van hen zodat mensen dingen kunnen repareren. De bedieningselementen moeten zich op de resultaten concentreren.

De administratiebeheersfunctie kan een bepalende factor zijn voor het succes van de organisatie. Alle bedrijven die hun processen serieus nemen, moeten rekening houden met de implementatie van controlebeheer.

Oorsprong

In de jaren 1920 ontwikkelde ingenieur Henri Fayol een algemene theorie voor bedrijfskunde, die velen Fayolism hebben genoemd. Het wordt algemeen erkend als een van de oprichters van de moderne managementmethode en zijn principes zijn nog vele jaren later van toepassing.

Fayol stelde voor dat er vijf hoofdbeheerfuncties waren: planning, organisatie, coördinatie, management en controle. En deze principes van controlebeheer of verandermanagement zijn beschikbaar ten behoeve van een bedrijf.

De controlefunctie van Fayol blijft relevant in de zin dat een manager de afwijkingen om de nodige aanpassingen te analyseren, feedback moet ontvangen over de betreffende processen.

Tegenwoordig kunnen de aspecten van het management worden uitgevoerd met behulp van online platforms, maar de principes en doelstellingen blijven hetzelfde.

Waarom heb je controle nodig in administratie?

Controle is noodzakelijk om ervoor te zorgen dat werknemers handelen ten gunste van de organisatie

Als al het personeel altijd het beste zou doen voor een bedrijf, zouden controle en zelfs de administratie niet nodig zijn.

Soms proberen werknemers echter niet verder te gaan met het beste belang van de organisatie, dus moet een reeks controles worden geïmplementeerd om zichzelf te beschermen tegen ongewenst gedrag, naast het bevorderen van gewenste acties.

Een belangrijk type problemen tegen administratieve controlesystemen zijn persoonlijke beperkingen. Mensen begrijpen niet altijd wat er van hen wordt verwacht of hoe ze hun werk beter kunnen doen, omdat ze de nodige capaciteit, training of informatie kunnen missen.

Kan u van dienst zijn: equivalente eenheden

Soorten controle

Regelgevende controles

Regelgevende controles bevorderen het bereiken van doelstellingen in het beleid van de administratieve controle, omdat dit het resultaat is van een standaard operationele procedure en het huidige beleid van een bedrijf.

De sleutel is om de doelstellingen van de organisatie te evenaren, zoals klanttevredenheid, met wettelijke controles, zoals de procedures en het beleid van het bedrijf. Het is belangrijk om het juiste type evenwicht te bereiken tussen zeer weinig en te veel administratieve controle. Er zijn drie soorten regelgevende controles:

• Bureaucratisch.
• Financieel.
• Kwaliteit.

Bureaucratische controles

Bureaucratische controle komt voort uit autoriteit, vanwege de positie van de persoon in het bereik van het bedrijf. Hoe hoger de hiërarchie van het bedrijf, hoe meer controle u zult hebben over het operationele beleid en procedures.

De belangrijkste vraag voor deze controle is hoe de commandostructuur te behouden en flexibiliteit binnen het systeem te genereren. Het is mogelijk via een standaard operationele procedure die alle verantwoordelijkheid delegeert voor een dalende commandoketen.

Financiële controles

Financiële controle omvat belangrijke doelstellingen met betrekking tot financiën, waarvoor het management verantwoordelijk is. Het is populairder bij meerdere strategische bedrijfseenheden.

Managers zijn verantwoordelijk voor het handhaven van de kosten op elkaar afgestemd en het bereiken van de financiële doelstellingen die bijdragen aan de algemene winstgevendheid van een bedrijf.

Kwaliteitscontroles

Dit type controle beïnvloedt het eindresultaat van het product of de service die aan klanten wordt aangeboden. U moet in deze controle ervoor zorgen dat er ruimte is voor standaardisatie en creativiteit.

Regelgevende controles

Het is gebaseerd op geaccepteerde actiepatronen die het management en het werknemersgedrag regeren. Het helpt om bepaalde gedragingen te begrijpen die acceptabel zijn en die minder acceptabel zijn. Regelgevende controle omvat twee soorten normen:

• Teamstandaarden

Het zijn de informele regels die de leden van een team bewust maken van hun verantwoordelijkheden. Dit is hoe leden van een team in de loop van de tijd met elkaar omgaan, terwijl iedereen een groeifase doormaakt.

Kan u van dienst zijn: werkkapitaal

Het is een krachtige invloed op gedrag en blijkt een integraal onderdeel van administratieve controle te zijn.

• Organisatorische culturele normen

Dit type administratieve controle is gebaseerd op de organisatiecultuur en omvat de gedeelde waarden, rituelen en overtuigingen van een organisatie. Teamwerk en samenwerking zijn belangrijk om de normen en doelen af ​​te stemmen.

Fasen van toedieningscontrole

Afhankelijk van de grootte van de organisatie, nemen een of meer mensen deel aan de controle

De controle heeft verschillende fasen:

Stel normen vast

Normen zijn de criteria die zijn ingesteld om de prestaties te evalueren. Het zijn geselecteerde punten in de planning die de prestaties meten, zodat managers indicatoren kunnen ontvangen over hoe alles gaat en dus niet elke stap hoeven te controleren in de uitvoering van het plan.

Deze gestandaardiseerde elementen vormen meetbare doelstellingen, die voor controle vooral belangrijk zijn. In een industrieel bedrijf kunt u bijvoorbeeld productie- en verkoopdoelen, werkondersteuningsdoelstellingen, beveiligingsrecords, etc. standaardiseren, enz.

Aan de andere kant kunnen de normen in de service -industrie de tijd omvatten dat klanten moeten wachten in de staart van een bank of het aantal nieuwe klanten die worden aangetrokken door een advertentiecampagne.

Maat de prestaties

Prestatiemeting moet worden uitgevoerd met betrekking tot normen met het oog op de toekomst, zodat afwijkingen kunnen worden gedetecteerd voordat ze zich voordoen, waardoor passende acties worden vermeden.

Als de normen correct zijn uitgewerkt en mechanismen beschikbaar zijn om precies te bepalen wat werknemers doen, is het vrij eenvoudig om echte of verwachte prestaties te evalueren.

Het kan bijvoorbeeld vrij eenvoudig zijn om een ​​standaard van werkuren vast te stellen voor de productie van een door massa geproduceerd artikel en het kan even eenvoudig zijn om de prestaties tegen die standaard te meten in unieke soorten werk.

Er zijn echter veel activiteiten waarvoor het moeilijk is om precieze normen te ontwikkelen en er zijn veel activiteiten die moeilijk te meten zijn. Het beheersen van het werk van de Labour Relations Manager is bijvoorbeeld niet eenvoudig, omdat het niet eenvoudig is om gedefinieerde normen te ontwikkelen.

De superior van dit type manager is gebaseerd op onnauwkeurige normen, zoals de houding van de vakbonden, het enthousiasme en de loyaliteit van de ondergeschikten, de Labour Rotation Index, enz.

Bepaal of de prestaties samenvalt met de standaard

Het is een gemakkelijke maar belangrijke stap in het controleproces. Het impliceert het vergelijken van de resultaten die zijn verkregen met de reeds vastgestelde normen. Als de prestaties samenvalt met de standaard, kunnen managers aannemen dat alles onder controle is. In dit geval hoeven managers niet in te grijpen in de activiteiten van de organisatie.

Kan u van dienst zijn: Matrixorganisatie: kenmerken en voorbeelden

Corrigerende maatregelen nemen

Deze stap wordt essentieel wanneer prestaties niet aan de standaard voldoen en de analyse laat zien dat corrigerende acties vereist zijn. Deze corrigerende maatregelen kunnen een verandering in een of meer activiteiten van de activiteiten van het bedrijf impliceren.

De filiaalmanager van de bank zou bijvoorbeeld kunnen ontdekken dat er meer geldautomaten nodig zijn om te voldoen aan de eerder vastgestelde standaard van vijf minuten van de klant.

Controle kan ook het bestaan ​​van ontoelaatbare normen weergeven. Corrigerende actie in dit geval kan impliceren dat de oorspronkelijke standaard moet worden gewijzigd, in plaats van de prestaties te wijzigen.

Tenzij managers het controleproces zien totdat hun conclusie de prestaties gewoon in de gaten houdt, in plaats van de controle uit te oefenen. De nadruk moet altijd zijn om constructieve manieren te bedenken om prestaties volgens een standaard te brengen, in plaats van eenvoudigweg een mislukking te identificeren.

Besturingsvoorbeelden

Organisaties Managers voeren dagelijks controleactiviteiten uit:

• Observeer of een bepaalde werknemer of afdeling van de organisatie volgt op bedrijfsprocedures (bureaucratische controle).
• De manager keurt het goed dat een werknemer of afdeling nieuwe noodzakelijke activiteiten uitvoert in de organisatie (bureaucratische controle).
• De manager keurt het goed dat een werknemer of afdeling kosten uitvoert (bureaucratische controle).
• Meet de facturering van een specifieke week, week of maand (financiële controle).
• Meet de kosten van één dag, week of maand (financiële controle).
• Een afdelingsmanager of fabriekskop evalueert het gemiddelde kwaliteitsniveau van de geproduceerde eenheden (kwaliteitscontrole).
• De manager evalueert of de regels die zijn vastgesteld in de werknemersgidsen (regelgevende controle) worden gevolgd.

Referenties

1. Kenneth Merchant (1982). De besturingsfunctie van het management. MIT Sloan. Genomen van: SloanReview.MIT.Edu.
2. Workfront (2019). Wat is controlebeheer en waarom is het enthousiast? Genomen uit: Workfront.com.
3. Hitsh Bhasin (2019). Managementcontrole: betekenis, typen en functies van managementcontrole. Marketing91. Genomen van: Marketing91.com.
4. Idunote (2020). 4 stappen in het controleproces in bedrijfsbeheer. Genomen uit: idunote.com.
5. Wikipedia, The Free Encyclopedia (2020). Control (management). Genomen van: in.Wikipedia.borg.