Uitvoerend secretaris

Een uitvoerend secretaris is degene die de hoogrende leidinggevenden van een bedrijf ondersteunt

Wat is de uitvoerend secretaris?

De uitvoerend secretaris Het is een baan of beroep dat dient om maximale ondersteuning te bieden aan werknemers met een hoge opdrachten in een bedrijf of organisatie. Het zal degene zijn die het schema van de leidinggevenden zal organiseren en onderhouden en hen zal helpen een breed scala aan administratieve taken uit te voeren.

Het doel is om bij te dragen aan de algemene efficiëntie van het bedrijf, door ervoor te zorgen dat alle toegewezen administratieve taken op een tijdige en efficiënte manier worden uitgevoerd.

Een secretaresse is de persoon die administratieve ondersteuning biedt en taken kan uitvoeren zoals schrijven en archiveren, de telefoon beantwoorden en berichten verzenden.

De uitvoerend secretaris, of administratieve assistent, maakt ook enkele van deze activiteiten, naast de coördinatie van het kantoor, het onderzoek van producten, de interactie met de leveranciers, het verzoek om producten en het creëren van een database.

Normaal gesproken ontvangen uitvoerende secretarissen hogere lonen dan secretaresses, omdat ze functies op hoge niveaus vervullen en de kantoorproductiviteit versnellen. Ze kunnen deze positie bezetten, zowel mannen als vrouwen.

Executive Secretary -profiel

- Bachelor in bedrijfskunde of gerelateerde velden.

- Ervaring bewezen als uitvoerend secretaris of een vergelijkbare administratieve rol.

- Wees competent in het beheer van Microsoft-ofFFFICE op een integrale manier, en in de software "Back-ofFfice", bijvoorbeeld ERP-systemen.

- Diepe kennis van de administratie van kantoren en basisberekeningsprocedures, evenals de relevante technische woordenschat die in de branche wordt behandeld.

- Bekendheid met de basisonderzoeksmethoden en met de technieken voor de presentatie van rapporten.

Kan u van dienst zijn: structurele verandering: concept, kenmerken, voorbeelden

- Uitstekende vaardigheden voor tijdbeheer en tijdmanagement.

- Uitstekende communicatie- en onderhandelingsvaardigheden.

- Integriteit en vertrouwelijkheid.

- Toon snelheid en bekwaamheid zowel in tijdbeheer als multitasking -mogelijkheden (multitask).

Vaardigheden benodigd

- Uitvoerende secretaresses moeten efficiënt zijn basisvaardigheden zoals schrijven, grammatica, spelling en interpunctie, en ervaring hebben met het gebruik van kantoorapparatuur en softwaretoepassingen, zoals tekstverwerking, spreadsheets en afbeeldingen.

- Ze moeten uitstekende vaardigheden hebben tijd beheren en het vermogen om effectief aan verschillende verantwoordelijkheden te voldoen.

- Het heeft ook andere kwaliteiten nodig, zoals een goed oordeel, diplomatie, discretie en vermogen om problemen op te lossen autonoom.

- Ze hebben solide nodig communicatie vaardigheden Om met het publiek te communiceren, schrijft u rapporten en beoordelingspublicaties.

- Weten Let op totaal Wat andere mensen zeggen, de tijd nemen om de punten te begrijpen die worden gesteld, vragen stellen en niet onderbreken op ongepaste momenten.

- Totaal begrip van schriftelijke gebeden en paragrafen In werk -gerelateerde documenten.

- Duidelijk communiceren Met andere mensen om de informatie effectief te verzenden.

- Heb een Effectieve schriftelijke communicatie, zoals het meest geschikt voor de behoeften van het publiek.

- Ze moeten de kritisch denken, Het gebruik van logica en redenering om de sterke en zwakke punten van alternatieve oplossingen, conclusies of benaderingen van de problemen te identificeren die zich voordoen.

- In staat zijn om een proactief leren, Begrijp de implicaties van de nieuwe informatie voor probleemoplossing en de huidige besluitvorming.

Kan u van dienst zijn: directe arbeid

- In staat zijn om Beoordeel en evalueren hun eigen prestaties en die van andere mensen of organisaties, om verbeteringen aan te brengen of corrigerende maatregelen te nemen.

Functies van een uitvoerend secretaris

- Een uitvoerend secretaris kan verantwoordelijk zijn voor de kleine doos en boekhouding, maar kan ook een budget beheren.

- U kunt items op een website publiceren, hoewel u de website ook kunt ontwerpen en beheren.

- U kunt gegevens invoeren in een spreadsheet die deze heeft ontworpen en die gebruikt voor rapportagefuncties.

- Een uitvoerend secretaris kan toezicht houden op administratief personeel. Hij informeert de uitvoerend directeur vaak en kan een of meer executives op hoog niveau ondersteunen.

Verantwoordelijkheden

Aandacht voor leidinggevenden

- Handhaaf het schema van de leidinggevenden en hulp bij de planning van de benoemingen, vergaderingen van de raad van bestuur, conferenties, enz.

- Woon vergaderingen bij om minuten te maken en minuten te vergadert, en compileer ze vervolgens, transcriberen en distribueren ze.

- Maak alle reisarrangementen voor leidinggevenden: doorgangsaankoop, hotelreservering, per dag levering, beheer en beoordeling van de relevante documentatie, enz.

- Voer het toevertrouwde onderzoeken uit, verzamel gegevens en bereid documenten of rapporten op ter overweging en presentatie door leidinggevenden, commissies en gewrichten van bestuurders, zoals toegewezen.

- Behandel vertrouwelijke documenten en zorg ervoor dat ze beschermd en veilig blijven.

Interne en externe interactie

- Ontvang en filter de telefoontjes, door deze naar de juiste persoon te leiden als u het handig hebt.

- Behandel, prioriteit en distribueer alle inkomende of uitgaande correspondentie (e -mail, letters, faxen, pakketten, enz.), het lezen en analyseren van de memoranda, presentaties en inkomende rapporten om hun belang te bepalen en hun verdeling te plannen.

Het kan u van dienst zijn: industriële economie: concept, belang, voorbeeld van Mexico

- Bereid antwoorden voor op de correspondentie die routinematig overleg bevat.

- Houd toezicht op het gebruik van kantoorbenodigdheden en onderhandel over voorwaarden met leveranciers om ervoor te zorgen dat bestellingen winstgevender zijn.

- Ontmoet individuen, speciale belangengroepen en anderen, namens leidinggevenden, commissies en raad van bestuur.

- Welkom bezoekers en bepaal of ze toegang moeten krijgen tot bepaalde specifieke mensen.

Administratieve ondersteuning

- Houd elektronische en papieren dossiers ingediend en zorg ervoor dat de informatie georganiseerd is en gemakkelijk toegankelijk is om deze snel te herstellen.

- Bereid facturen, rapporten, brieven, financiële overzichten en andere documenten voor, met behulp van de tekstverwerkingssoftware, spreadsheets, databases en/of presentaties, en biedt ook de overeenkomstige assistentie bij boekhouding.

- Algemene kantoortaken uitvoeren, zoals het onderhouden van administratiesystemen en het vervoeren van fundamentele boekhoudwerkzaamheden.

- Coördineer en direct kantoordiensten, zoals records en budgetvoorbereiding, om leidinggevenden te helpen.

- Administratief beleid en procedures opzetten en toezicht houden op zowel kantoren als voor werknemers van de organisatie.

- Bekijk operationele praktijken en procedures om te bepalen of verbeteringen kunnen worden aangebracht op gebieden zoals workflow-, rapportage- of uitgavenprocedures.

- Houd toezicht op en train andere administratief personeel.

Referenties

1. Werkbaar. Uitvoerende secretaris Functieomschrijving. Uit middelen genomen.Werkbaar.com.
2. Hrvillage. Uitvoerende secretaris Functieomschrijving. Genomen van hrvillage.com.
3. BSR. Verantwoordelijkheden van de uitvoerende secretaris. Genomen uit beestampleresume.com