Administratieve controle principes

Wat zijn de principes van administratieve controle?

De Administratieve controle principes Het zijn de algemene regels waaraan moet worden voldaan tijdens het analyseren of de acties worden uitgevoerd zoals gepland en nemen de nodige corrigerende maatregelen om de planning te bevestigen.

Managing betekent proberen het best mogelijke gebruik van de beschikbare middelen te maken om de doelstelling van het bedrijf te bereiken. Daarom omvat de administratie alle activiteiten van het bedrijf.

Administratieve controles zijn de set van procedures die nodig zijn voor administratieve en economische efficiëntie. Als een integraal onderdeel van het interne besturingssysteem van een organisatie, is het doel om de volledige en tijdige implementatie van het beleid en de plannen van de administratie te garanderen.

Enkele voorbeelden van administratieve controles zijn procedures, training van werknemers en installatie van waarschuwingssignalen.

De basisprincipes van administratieve controle kunnen worden gegroepeerd in elf categorieën, die hun doel en aard, structuur en proces weerspiegelen. Deze administratieve besturingsprincipes worden hieronder gedetailleerd beschreven.

Basisprincipes van administratieve controle

Objectief zekerheidsprincipe

Het basisdoel van administratieve controle is het bereiken van doelstellingen. Dit wordt gedaan bij het detecteren van mislukkingen in de plannen.

De potentiële of reële afwijkingen van de plannen moeten voldoende worden gedetecteerd, om effectieve corrigerende maatregelen mogelijk te maken.

Control Efficiency Principle

Een administratief controlesysteem moet de oorzaken van afwijkingen van plannen met de minimaal mogelijke kosten detecteren en benadrukken.

Het efficiëntieprincipe is vooral belangrijk in controle, omdat technieken meestal duur en omslachtig zijn.

Een manager kan zo worden geabsorbeerd in controle, dat hij meer kan uitgeven dan nodig om een ​​afwijking te detecteren. De controles die serieus interfereren met het gezag van de ondergeschikten of met de motivatie van degenen die de plannen uitvoeren, zijn inefficiënt.

Principe van controle verantwoordelijkheid

De belangrijkste verantwoordelijkheid voor de uitoefening van controle ligt in de manager die verantwoordelijk is voor de uitvoering van de plannen. Uw verantwoordelijkheid kan niet worden ingetrokken of geannuleerd zonder de structuur van de organisatie te wijzigen.

De verantwoordelijkheid voor controle moet worden gegeven aan specifieke mensen in elke fase van de operatie. Dit eenvoudige principe verduidelijkt de rol die zeer zelden wordt begrepen van de controllers en controle -eenheden.

Deze agentschappen fungeren als een service die besturingsinformatie biedt. Ze kunnen echter geen controle uitoefenen tenzij ze een managementautoriteit krijgen en verantwoordelijkheid voor gecontroleerde dingen krijgen.

Preventieprincipe

Controle, zoals planning, moet vooruit kijken en preventief zijn. Vaak is dit principe grotendeels verwaarloosd omdat de controle meer is afhankelijk van statistische en boekhoudkundige gegevens, in plaats van te vertrouwen op voorspellingen en projecties.

Hoewel de voorspellingen niet precies zijn, zijn ze beter dan historische gegevens. Idealiter zou een besturingssysteem onmiddellijke feedback moeten geven om te kunnen corrigeren, zodra de gewenste prestatieafwijkingen.

Als dit niet mogelijk is, moet de controle zijn gebaseerd op voorspellingen, om tijdafwijkingen te bieden. Meer aandacht moet worden besteed aan de preventie van tekortkomingen dan om ze te verhelpen nadat ze zich voordoen, wat de economische kosten beïnvloedt die dit betekent.

Contante voorspellingen helpen bijvoorbeeld de bedrijfsolventie te behouden, anticiperen op contante schaarste en het voorkomen ervan. 

Direct Control Principle

De overgrote meerderheid van de controles die tegenwoordig worden gebruikt, is gebaseerd op het feit dat de mens fouten maakt. Ze worden vaak gebruikt als indirecte controles gericht op het detecteren van fouten, vaak na het feit.

Waar mogelijk moeten directe controles worden gebruikt om fouten te voorkomen. Het verbeteren van de kwaliteit van managers kan de noodzaak minimaliseren om indirecte bedieningselementen te gebruiken. Managers van hoge kwaliteit maken heel weinig fouten en voeren al hun functies uit met het beste voordeel.

Reflectieprincipe van plannen

Controleren is de taak om ervoor te zorgen dat de plannen effectief worden uitgevoerd. Daarom moeten controletechnieken de specifieke aard en structuur van de plannen weerspiegelen.

Hoe duidelijker en compleet.

Kostenbeheersing moet bijvoorbeeld gebaseerd zijn op geplande kosten van een gedefinieerd en specifiek type.

Pripiramide

Feedbackgegevens moeten eerst communiceren aan de voet van de piramide; dat wil zeggen, voor de supervisors en zelfs voor het operationele personeel dat zich op het laagste niveau bevindt.

Dit geeft werknemers de mogelijkheid om hun eigen situaties te beheersen, naast het versnellen van corrigerende acties.

Organisatorisch geschiktheidsprincipe

Een administratief controlesysteem is voldaan aan het gebied van administratieve autoriteit en moet de structuur van de organisatie weerspiegelen.

Wanneer het administratieve controlesysteem zich aanpast aan de structuur van de organisatie, bepaalt het de verantwoordelijkheid van de actie en vergemakkelijkt het de correctie van de afwijking van de plannen.

Evenzo moet de informatie worden aangepast om de prestaties te evalueren met betrekking tot de plannen voor de functie van de manager die deze zal gebruiken. Met andere woorden, alle cijfers en rapporten die worden gebruikt voor controledoeleinden moeten in termen van de organisatie zijn.

Principe van individualiteit van controles

De controles worden effectief wanneer ze consistent zijn met de positie, de operationele verantwoordelijkheid, de competentie en behoeften van de geïnteresseerde persoon.

De vereiste reikwijdte en gedetailleerde informatie variëren afhankelijk van het niveau en de functie van het management.

Evenzo geven verschillende managers de voorkeur aan verschillende vormen en informatierapporten eenheden. Daarom moeten de bedieningselementen voldoen aan de individuele vereisten van elke manager.

Critical Points Control Principle

Alle bewerkingen hebben bepaalde kwetsbare of kritieke punten. Dit zijn degenen die de meeste problemen veroorzaken en aanleiding geven tot grote afwijkingen.

Een manager, tijdens het uitoefenen van controle, moet zijn aandacht richten op de factoren die fundamenteel zijn om de prestaties te evalueren.

Het zou onnodig en antieconomisch zijn dat een manager elk detail van de prestaties verifieert. Daarom moet u uw aandacht concentreren op kritieke prestatiepunten.

Handelsprincipe

Controle is een tijdverlies als er geen corrigerende maatregelen worden genomen. Een van de corrigerende acties kan het heroverwegen van de plannen zijn, een reorganisatie, de vervanging of training van een ondergeschikte, motivatie van het personeel, enz.

De controle is alleen gerechtvaardigd wanneer de aangegeven afwijkingen van de plannen worden gecorrigeerd door passende planning, organisatie, personeel en adres.

Referenties

1. MBA Knowledge Base (2018). Managementprincipes. Genomen uit: mbaknol.com.
2. Business Dictionary (2018). Administratief controlesysteem. Genomen van: Business Dictionary.com.
3. Wikiquote (2016). Administratieprincipes. Genomen van: in.wikiquote.borg.
4. Arthita Banerjee (2018). 6 Belangrijkste principes van controle in management. Artikelen bewaren. Uitgebracht van: PreserveArticles.com.
5. Diksha (2018). Controle: betekenis, aard en principes. Ideeën voor bedrijfsbeheer. Genomen uit: BusinessMangementIdeas.com.